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コピー機・複合機のリース契約の流れと必要な書類

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コピー機・複合機のリース契約の流れと必要な書類

コピー機・複合機のリース契約の流れと必要な書類

オフィスで使用するコピー機や複合機の多くは、リース契約によって導入されています。しかし、契約時に取り交わす申請書の内容次第では、思わぬ余計な出費が生じたり、リース期間が不適切になってしまったりすることも考えられます。

そこで、適切なリース契約を結ぶために必要な正しい申請書の作成方法と契約の流れについてご説明します。

リース期間の考え方

リース期間の考え方

通常、コピー機および複合機の法定耐用年数は5年間で、最短リース期間は3年間が一般的です。しかし、近年コピー機や複合機の耐久性は向上しており、また、性能自体も頭打ちになっているため、オフィス用コピー機と複合機のリース期間は法定耐用年数を超える6年間に設定するケースが多くなっています。

ただし、コピーの量が非常に多い部署では、長年の使用で不具合や故障が増えて業務に支障を来すため、6年を越す長期間契約に関しては慎重に考えた方が良いでしょう。


リース契約手続きの流れと必要な書類

1.リース会社へ確認必要条件を提示する

リース契約手続きの流れと必要な書類

まずはリース会社に、契約に関わる条件等を提示します。提示内容は、物件名・価格・リース会社・リース会社への支払い条件・リース期間・納入時期などです。設置料をリース料金に含めるか否かは、コピー機・複合機を導入する企業の決裁者が判断します。

なおリース会社によっては、リース料金の前払いを設定しているケースもあります。支払い方法についても事前に確認しましょう。また、1回目と2回目以降の支払い方法が異なる会社もあるため、こちらも注意が必要です。

2.リースの申し込み

コピー機・複合機を導入する企業は、会社経歴書や財務諸表を用意します。

3.審査

リース会社の審査を受けます。

4.リース契約締結

リース会社によっては、契約書に企業の代表者印押印と、印鑑証明および現在事項全部証明書の添付が必要な場合があります。

5.リース物件の発注・納入

リース会社からメーカー・ディーラーへ物件が発注され、メーカー・ディーラーから機器が納入されます。

6.リース開始

納入されたコピー機または複合機の検収が終了したら、リース物件借り受け証をリース会社に提出します。その後、メーカー・ディーラーから保守契約の案内が届き、保守契約を締結します。
なお、設置場所を変更した場合には、リース会社や保守担当会社に設置場所変更の連絡をしなければなりません。意外と怠りがちな作業のため、ご注意ください。

7.リース満了

リース期間が満了し、リース機器を返還する場合は、保守契約の解約を忘れずに行ってください。


リース契約前に確認しておきたいこと

企業の決裁者は直接機器を使用しないことが多いため、実際に必要な機能や製品仕様に詳しくないことが一般的です。そこで、決裁が速やかに行えるように、実際に使用する社内スタッフから以下の情報を提出してもらいましょう。

  • ・物件名と価格
  • ・予想月間コピーボリューム
  • ・ファクシミリの有無。ファクシミリ付きを希望する場合は、その必要性と頻度
  • ・リース開始後のオプション増設の有無の可能性
    追加機能が必要になった場合、リース開始後でもオプションを追加できる場合があります。しかし、リース期間全体に渡ってリース料金が高くなるため、必要機能については機器の導入前に十分に行いましょう。
  • ・要望リース期間と、特別な理由がある場合にはその理由
  • ・電源・電話回線・空調など設備増設や改修の必要性
  • ・設置スペース確保の確認
  • ・リプレース(交換)する場合は、現在使用している機器との差分と、リプレースする必要性を記載した文書。新規の場合は、導入目的を記載した文書
  • ・希望納入時期

おわりに

ここではリース契約の流れと、決裁や契約に必要な書類についてご紹介しました。リース会社に提出する書類の準備の他にも、社内決裁者に提供する情報や、契約前の確認事項、検討要件などが多くあることをご理解いただけたかと思います。

リース機器の導入は、会社の資産に関わることです。流れと必要事項を把握した上で、慎重に検討して導入しましょう。

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