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印刷業者より社内コピーの方が安い?

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印刷業者より社内コピーの方が安い?

印刷業者より社内コピーの方が安い?

一般企業でも官公庁や学校でも、日本のオフィスでとにかく優れていると言われるのが印刷物の品質です。オフィスの一般的なコピー機を使用した印刷物を比べてみても、海外メーカーの製品と日本メーカーの製品とでは、細部にわたって品質が大きく異なることが分かります。
例えばスキャンをする際、スペック的には同等の解像度であるにもかかわらず、読み取り用ドライバの品質が劣るために、画像や線が乱れていたり、エリアの境界や階調表現が甘かったりといったこともしばしば聞かれます。
社内コピーは印刷業者と読み取り精度に差はないのか、どちらが安いのか、今回は比較検討する場合に備え、社内コピーのメリットについてご紹介します。

印刷業者への委託について

印刷業者へ委託する際には、「オフセット印刷」や「オンデマンド印刷」などの印刷方法の違いによる仕上がりレベルの差異やそれぞれのメリット・デメリットを十分に理解しておく必要があります。
また、安さをウリにしている印刷業者では、通常のルーティン的な版下作成や印刷工程の合間に単発的な低価格の印刷を組み込む場合がほとんどのため、細かな部分での融通がきかないこともあり、さらなる注意が必要です。
発注者側の再校正によるスケジュール再調整や枚数変更、配布地域や時節にあわせた原稿の差し替え等があれば、期待した日時を大きく過ぎて印刷物を受け取る可能性も出てきます。
さらに、最低発注枚数の問題もあります。
印刷業者を選ぶ際には、必要枚数とコスト、受けたいサービスのバランスを見極めなければなりません。

オフセット印刷について

現在、日本メーカーのコピー機や複合機では、版下分割を行ったオフセット印刷が可能なものも多くあります。細部の表現性にも優れ、トナーの分量や塗面の仕上げも多様に選べる機種も存在します。
トナー分量や混色度合、用紙の地色の活かし方次第では、コピー機を使用したオフセット印刷も、安い価格メリットを十分に生かした運用であると言えます。
色数次第ですが、メーカー純正トナーを使用した印刷で計算した場合、オフセット印刷でも、ランニングコストは(使用電力量やスタンバイ状況、常時使用量、カウンター課金方式の有無にもよる)電力、トナー、用紙とメンテナンス契約、リースレンタル機材を含め、A4サイズで印刷物片面1枚20円からと、安いケースもあります。

社内コピーのメリット

社内コピーのメリット

コピー機や複合機がオフィスに設置されていない場合は、版下作成と校正のやり取り、原稿作成の打ち合わせやその通信費、コピー機を使用するための外出時間、ミスコピーなどの時間や費用的リスクを自社で負わなければなりません。
個人の労働時間の詳細記録によって、部門や案件ごとの詳細なコスト管理を取り入れている事業所でない限り、ランニングコストがどれだけ安い契約を結んでいても、見えにくい経費が発生していることになります。
小口オンデマンド印刷やオンデマンド型オフセット印刷を都度外注するケースと比較して、コピー機をリースあるいはレンタルしたケースの方が実はお得だったと気付かされることもあります。
社内コピーは、原稿を必要最低枚数だけ印刷できる用紙無駄のない即時性、そして原稿や細部のアレンジの柔軟性といった部分でも優れ、総合的にランニングコストも安く抑えられます。

社内コピーの読み取り精度は?

社内コピーの読み取り精度は?

日本メーカーのコピー機は、読み取り部分の後処理工程で、特に高い精度を誇っています。
カメラや携帯電話の技術開発ブームが過ぎ、そのセンサーや処理技術、特許などを有する企業が今、コピー機分野で躍進しています。
個性的なデータ判定や処理、再計算などを介したデータ再構築が行われているのです。
カメラブームによってセンサーやレンズなどのハード的な部材についても安い製品が多く市場に広がり、さまざまな機材に組み込まれています。
メーカーによる方式の違いや、機種のランクによる処理方法の違いはありますが、比較的安いハードウェア構成で、実際には解像度600dpiの出力にもかかわらず、階調表現により、9600dpi相当に知覚できるほどの美しい表現が楽しめる製品もあります。

コピー機のリースやレンタルを安く抑える秘訣は?

多くの企業が従業員への賞与支払いのために準備金を確保するシーズンや、決算に備えるために取引件数を増やし取引総額を高くしようとする各会計期の終わりのシーズンは通常よりも価格が低めに設定されることが多いでしょう。

また、場合によってはリース会社や販売店からの推奨期日や決済日に合わせることで、契約期間を通じて安い金額条件を提示されることもあるようです。

上記以外にも、コピー機によっては大規模なモデルチェンジがおこなわれたり、発売日から年数が経過したために減額されるなど、コスト削減に大きな効果をもたらすタイミングがあります。

特に新製品や人気の機種を中心に、短期に設定したリース契約を終了した時点での下取り額が高めに見込める製品などでは、リースやレンタル終了時の回収価格を高めに設定するケースなどもあります。加えて、販売店による自社での買い取り保証や、販売店の同機種のまとめ買いによる価格メリットを生かし、そこからの分割レンタルによる小口の台数でのレンタルなどもあります。

様々な契約形態と、自社の入れ替えタイミング、使用量などを考慮した上での比較検討が大切です。

おわりに

社内コピーが安いとはいえ、本体のイニシャルコストをはじめ、本体買取、リースやレンタルのどこまでを自社の資産として計上するかによって費用は大きく異なります。
リースやレンタルでの費用と効果は、使用形態や分野そして出力の頻度と細かな契約内容などによって様々です。

単にリース終了時や、事業拡張時の機材入れ替えや一時的な支出だけをみて契約するのではなく、使用目的、どういった印刷や通信にどのくらいの費用や利用実績があるか、単価はどうか、といった分析が重要となります。

またリース契約となれば途中での打ち切りや更新時に、その他の端末やOS、社内ネットワーク構成、機材とのバランスによって、またセキュリティ上の問題への対応を行うために、コピー機の入れ替え検討が必要なケースもあります。

契約更新や導入前のデータ収集と費用の概算調査が、業務とのバランスにも最適なコピー機を選ぶための重要なポイントになると言えます。

お客様から支持されるのには理由があります

コピホーダイのコピー機(複合機)リースは、どこにも負けない《サポート》に自信があります。

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故障時はコピー機(複合機)が自動検知し技術員がかけつけ、トナー残量が少なくなった場合も検知されるので、お客様の手間が省けます。

コピー機(複合機)のリースやレンタルはアフターフォローとサポート体制が鍵となります。
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