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コピー機の運搬におけるポイント

コピー機の運搬におけるポイント

新事業を起こす際やオフィス移転の際など、意外と費用がかかったと言われるのが「引越しに伴う費用」です。
コピー機は精密機器であるため、その運搬には特殊梱包や搬送の手配、場合によってはリフトや専用車が必要になります。
そのため、家庭の引越しとオフィスの引越しは見積もり方法が異なります。
例えば、分解不能なスチール家具は大重量のため、その分の費用が加算されます。オフィス移転ではこのような追加費用が発生しやすくなります。
今回は、オフィス移転時の引越しを視野に入れた、運搬にも便利で関連経費も安いコピー機選びについてご紹介します。

運搬時の注意点

運搬時の注意点

1. コピー機の分解と組み立て

コピー機の購入時にまず確認するべきなのが、「搬入時に設置予定場所の間口を機材が通過できるのか」という点です。
通常は複合機や大型コピー機を購入すると、専門業者やメーカーが直接オフィスを訪問し搬入可能スペースを確認し組み立てや調整などをおこないます。
リースやレンタルでも納品時の搬入や組み立て、調整まですべておこなってもらえるのが一般的です。次に重要なのが「運搬時に分解・再度組み上げ直しができるのか」という点になりますが、これを確認される方は少なく、居ぬき状態となっている物件に、分解ができないタイプの大型スチール家具やコピー機など、設置先から運搬する際に多額の費用が発生するタイプの備品が残されていることも珍しくありません。
分解もできずユーティリティや消耗品などが手に入りにくくなった古いモデルなど、中古での売却代金を含めて考えても、運搬しない方が割安に済むケースですら多く存在します。

2. コピー機のサイズ、間口、廊下の形状に注意

大型のフィニッシャーなどを備えたコピー機をあまり広くない場所に設置する場合では、一度組み上げてしまった後にユニットを最小化しても、搬入時よりも大きくなるものが存在します。
そのため、組み立て後のユニットの寸法がドアの枠サイズより大きくなってしまわないか事前の確認が必要です。
上記のようなケースでは窓からの運搬や、オフィスならではの外しやすい壁やドア枠を外し間口を広げることで、運搬が可能になりますが、別途で工事費用がかかる場合もあります。
また、リフトの手配や大人数での運搬が必要となることもあるので、「運搬か、それとも機材の入れ替えか」についても事前に検討しておくことが大切です。

3. 大型コピー機の運搬

現在の主力機種でもあるアッパークラスの大型コピー機は、一度設置したら撤去時以外は運搬しないことが前提の形状をしています。
コンビニエンスストアを中心に展開されているマルチコピー機ではある程度の分解と組み上げ直しが可能ですが、運搬後もその組み立てと調整工数などが多く煩雑さを極めます。
セパレートする箇所を少なくしても、分解した部分の凹凸をカバーするようにしっかりとした梱包が欠かせません。

また、機材にあわせてコンテナを使用しなければならないケースにおいても費用は大きく異なります。コンテナ個数単位や容積単位でも、見積もり時以上に突発的な経費がかかることもあります。
こうしたケースでは形状と機材特製上の理由からコンテナを使用できても、再生不可の包装資材もあわせて多用した梱包が必要となり、高い費用が発生します。

また、大規模オフィスでは、全体容積や荷物重量、大型物件のセパレートの最大サイズ、どのような保護材を扱うか、どんな積み込みレイアウトができるかといった、荷造りや組み立てなどの工順、積み込み車両内や箱内の容量配分や積載段数、展開する車両の効率、移転先での効率の良い展開順などを検討します。

一方、小規模オフィスでは、搬送する全体量がすでにコンパクトということもあり費用を安く抑えられます。より安い費用での移転を望むのであれば荷物の優先度や展開順まで細かく計画を立てておけば安心です。
具体的には、運搬時間や工事前、工事後の「想定外が発生しやすい工程」に重なるように運搬車を確保したり、自社スタッフを複数で配置したり、いざというときはスタッフが直接作業するように手配しておくと、スムーズで「より」安い引っ越しが可能です。

4. 中型コピー機の運搬

中型コピー機では、多くが操作パネルは本体組み込み型であり、本体の四角い直線的なラインを基本とした、出っ張り部分をおさえた外形デザインとなっています。
オフィス引越し専門業者によっては、こうした機材に汎用化されたリサイクル使用可能なコンテナなどを多く所有しているところもあり、安い価格ながら衝撃や変形の不安がない程度に簡素な梱包での運搬が可能となるケースもあります。

5. コピー機の台数が多い場合の運搬

移設したいコピー機・精密機材の台数が多いケースでは、精密扱いの部材だけを切り分けて、運搬は電子機器を専門に扱う業者に委託し、十分な搬送体制と補償を付けて移設する方法があります。また、荷物構成や距離によっては精密機器用トラックを1台手配して、積載量を最大限に生かした積み込みをすることで運送費用を安くしたり、他の荷物との混載を避けることで保険料を安く抑える方法などもあります。

搬出が難しい機材がある場合は?

搬出が難しい機材がある場合は?

コピー機のレンタルやリースの場合、搬出や運搬の煩わしさは一切ありません。
設置費用や、契約満了時の撤去費用を含めた概算に基づいての価格設定がされており、例えば移転先に機材を運搬できない場合でも契約解除やリースアップ日を待ってその物件を撤去してもらうことが可能です。
ただし、リースやレンタルでも使用場所や使用目的が変わると、保障などの内容や費用が異なってくるものもあるので導入時に契約内容を確認しましょう。
仮に多少割高に感じたとしても、運搬に伴う費用を含めて考えればレンタルやリースの方が安いということがあります。

おわりに

コピー機の運搬においてまず大切なのがコピー機の取り扱いそのものであることは確かですが、それに加えて、運搬の関連費用、再設定の費用、移転先での使用を可能とするための機材追加など、検討事項は多岐にわたります。
手間や負担をかけることなくスムーズに行えるように、導入時のコピー機選びは慎重に行わなければなりません。

コピー機の運搬が多く発生する場合は特に費用リスクが高まるため、リースやレンタルなどを賢く使い分けることが「安い費用で収めるためのポイント」になると言えます。オフィスのこれからの業務拡張ペースや、企業の組織遷移やビジョンを十分に考慮して、失敗のないあらゆる可能性に柔軟に対応できるコピー機を選びましょう。

お客様から支持されるのには理由があります

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