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コピー機とプリンターはここが違う!主流になりつつある複合機とは?

コピー機とプリンターはここが違う!主流になりつつある複合機とは?

オフィスにはさまざまな機器がありますが、その中でも特に使用頻度の高いのが「コピー機」と「プリンター」、そして「複合機」です。
今回は、「コピー機とプリンターの機能の違い」と今主流になりつつある「複合機」についての説明、そして「複合機のメリット」をご紹介します。

コピー機・プリンター・複合機の違いとは?

コピー機とプリンターはどちらも印刷を目的としたOA機器ですので、オフィスツールという分類では同一視されがちですが、それぞれの機能にフォーカスすると大きな違いがあります。

1. コピー機は「複写機」

「コピー」は英語で「写し、複写をすること」です。コピー機では、ガラス面(スキャナー)に原稿を置いてスイッチを押すと印刷されます。つまり、原稿を画像として認識し、複写する事務機器をコピー機といいます。

2. プリンターは「データをプリント」

2. プリンターは「データをプリント」

「プリンター」は通常、パソコンに接続して使います。パソコン上で作成した文書や資料などのデータを転送して紙に印刷する事務機器が「プリンター」です。
つまり、コピー機はデータではないものを印刷(複写)し、プリンターは主にパソコンやタブレット、スマートフォンなどに保存されたデータを印刷するもの、と区別できます。

3.複合機は「イロイロできる」

複合機(デジタル複合機)は、コピー機の機能とプリンターの機能をあわせ持った事務機器です。
複合機とコピー機の外見は似ていますが、印刷機能の他にFAX機能が付いており、オフィスでは様々な場面で活用できる優秀な機器といえます。
さらに、複合機の機能は近年ますます多岐にわたり、スキャンした画像から文字を認識し、Wordデータに変換できる機種も登場しています。

オフィスで主流 “複合機” 5つのメリット

コピー機、プリンター、複合機のそれぞれの特徴をご理解いただいたところで、複合機のメリットをご紹介します。

1.操作が簡単

1.操作がラク

最近の複合機にはタッチパネル式の液晶操作盤がついています。ひと目でわかるアイコン表示でコピーやFAXなどの機能を選択し、画面指示に従って操作することで、誰でも簡単に使うことができます。また、必要に応じて、高画質プリントやトナーの消費を抑えた印刷などの詳細な設定も可能です。

2.オフィス環境が改善され業務効率が向上

複合機はコピー機、プリンター、スキャナー、FAX、それぞれの機能を1台で合わせ持ったものです。これまでは4台分の機器を置くスペースを確保する必要がありましたが、複合機ならコピー機1台分のスペースで十分です。
また、現在の複合機は、ほとんどの機種で静音設計が施されており、従来のコピー機やプリンターのような大きな動作音に悩まされることもありません。
そのほか、Wi-Fi接続やスマートフォンからの操作も可能なため、配線の複雑化を回避でき、他機器の配線を妨げることもなくフロアの美観も保たれます。
さらに、ソート機能、穴あけ機能、ホッチキス機能などによって、ページ数の多い会議資料の製本が自動化されるため、作業時間の短縮にもなります。

3.コストカットも可能

コピー機やプリンターにはさまざまなコストカットに役立つ機能もあります。両面機能やページの集約機能(2ページの原稿を片面に並べてプリント)など、適切に使い分けると事務費を節約することも可能です。顧客向けの資料にはフルカラー、社内資料にはモノクロといったような使い分けもできます。
複合機は使わない時でもスイッチを切ることができないため待機電力も気になりますが、スリープモード、タイマーモードがついているので安心です。スリープからの復帰も以前よりずっと早くなっているためストレスを感じません。
このような精密機器は修理費用が高いイメージがありますが、保守を含めたリース契約をすることで、通常使用の不具合は保守の範囲で業者が対応します。

4.いざという時のA3サイズ

A3サイズの印刷に対応した機種は種類が限定されます。しかし複合機ではほとんどの機種がA3印刷に対応しています。
一般的に業務で使用する文書はA4ですが、掲示物、顧客へのプレゼン資料など、A3の方がよりわかりやすい場合もあるため、A3プリンター、コピー機能はいざという時に役に立ちます。

5.不要な印刷を減らして環境にも優しく

複合機でスキャンしたデータは、USBなどのメディアを介してパソコンに取り込むことができます。また、機種によってはクラウド上でデータ共有をおこなうことも可能になります。
これまでプリントアウトしていた会議資料を、タブレットやスマートフォンで見ることができるようになれば、不要な印刷を減らし、オフィスのペーパーレス化が進むことで環境保護の取り組みにもつながります。

おわりに

前述のメリットをふまえて、複合機の導入で以下のような改善が期待できます。

●多くの事務機器を管理する手間
●印刷費用
●コピーや資料を作成するのにかかる時間

また、ご紹介したメリット以外にも、複合機にはICカードや顔認証機能で従業員ごとの印刷枚数を管理したり、私用目的の印刷を防止するなど、細かな機能がたくさんあります(別途、専用ソフトウェアのインストールが必要です)。

これら事務作業の効率化や利便性の向上により、業務全体を円滑に進められます。そのため、複合機の普及は加速度的に進み、その利用は今後ますます一般的なものになるでしょう。
事務負担を減らし、ストレスなく働くことで一人ひとりにゆとりができると、オフィス内のムードも良くなります。
複合機導入には購入、リース、レンタルなど様々な方法がありますので、ぜひ一度検討してみてください。

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