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コピー機メンテナンスでトラブル回避!上手にサポートを受けるには?

コピー機メンテナンスでトラブル回避!上手にサポートを受けるには?

コピー機のトラブルは、業務停滞に影響し、オフィスでは非常にストレスを感じます。トラブル回避の基本は、日常のメンテナンスです。今回は、オフィスでできるセルフメンテナンスの方法と、トラブルが起きた時の対処方法、サポートを呼ぶときの注意点について説明していきます。

コピー機、日常メンテナンスは?

コピー機が使えなくなると、時間やコストなどさまざまなロスが発生します。コピー機の詰まり、用紙切れ、印刷の乱れなどのコピー機トラブルは、日常的にメンテナンスすることで激減できるため、管理を徹底しておくことが重要です。
オフィスで行うべきメンテナンスと、そのコツをご紹介します。

1.用紙補充

急いでいるときに限って用紙切れ、コピー機のそばにもストックがない!といった事態に陥ることがありますが、これでは時間のロスになってしまいます。
コピー機のモニターには用紙のインジケーターがついていますので、常にチェックしておきましょう。半分以下にならないように補充していきます。スペースに余裕がある場合はストック用紙の置き場もコピー機のそばに確保し、在庫管理もします。
また、補充する用紙の枚数にも気を付けてください。入れすぎると用紙送りがうまくいかず、紙詰まりの原因になります。

2.トナー交換

2.トナー交換

コピー機のトナー交換は用紙ほど頻度が高くありません。そのため、いざという時に交換方法がわからないということも起こります。「誰かがやってくれるだろう…」、「まだもったいないからもう少し減ってから…」といった理由で放置した結果、トナー切れによってコピー機が一時的に使えなくなり、必要な印刷ができなくなってしまう可能性もあります。
トナーの交換時期が近づくと、モニターに交換時期のサインが出ます。時間にゆとりのある時に、取扱説明書を確認し、早めの交換を心掛けるようにしましょう。

3.原稿台や原稿送りローラー清掃

コピー機に印刷ノイズが入ってしまうと、お客様にお渡しする資料としても、社内用の資料としても品質の低いものになってしまい、これも業務上のストレスになります。
主な原因は、原稿読み取り面の汚れです。週に一度はガラス面を拭き、原稿送り装置のプラスチック部分にも汚れがついていないか確認しておきます。もし、汚れているようであれば水(ひどい汚れの時は中性洗剤で)拭き掃除をします。クリーニング機能搭載の機種もありますので、少しでも印刷にノイズが入ったら清掃するようにしましょう。
それでもノイズが消えない場合は、消耗部品であるドラムの交換が必要である可能性があります。リース契約の場合は保守を依頼し、それ以外の場合はメーカーのサポートデスクに相談して下さい。

4.付加機能の消耗品補充

ホッチキス機能付きの複合機は、専用の針をセットしておく必要があります。カートリッジ式であまり難しい交換ではありませんが、いざという時のために誰でも交換できるよう社内で共有しましょう。

コピー機トラブルNO.1「紙詰まり」

コピー機トラブルNO.1「紙詰まり」

コピー機トラブルの第一位は紙詰まりです。ただし、ちょっとしたコツで紙詰まりは予防できます!ここでは紙詰まりの対処と予防方法をご説明します。

1.紙詰まりが起こったら?

最近のコピー機は性能が向上し、紙詰まりがどこで起こっているのかをモニター上で案内する機種が多くなってきています。基本的にはモニター上のトラブルシューティングに従い、詰まった用紙を取り除くようにします。コピー機の内部はローラーなどで用紙を送り出せるようになっています。無理に引き抜いて破れたりすると、用紙の一部のみがコピー機の内部に残ってしまうことがあります。そうなるとサポートを呼ばなければならない確率が高くなるため、決して無理に引き抜かず、ゆっくりローラーなどを動かしながら丁寧に取り除いてください。
詰まった紙を取り除いて扉を閉めてもエラーが消えない場合は、サポートセンターへ連絡して下さい。モニターにエラーコードやメッセージが出ている場合は、内容を正確に伝えるようにしましょう。

2.紙詰まりは予防できる

紙詰まりが起こる大きな原因は湿度・コピー機内の結露・裏紙の使用です。
予防のためには以下の3つに注意してください。

●用紙カセットに乾燥材をいれる
●適度な空調で室温が安定してからコピー機を稼働する
●給紙ローラーを清掃する

紙は湿気を吸いやすいため、湿度が上がると見た目に変化はなくても膨張しています。すると、紙同士の摩擦が大きくなり、紙詰まりの原因となるのです。
また、冬場にオフィスで暖房を使用すると室温は急上昇しますが、その熱がコピー機内部に伝わるまでは少し時間がかかります。窓に結露が起きるように、コピー機の内部で結露が発生し、紙に湿気がたまるためこれも紙詰まりの原因となります。
また、給紙ローラーは摩耗や汚れによって動作不良が起こることもあるため、定期的なクリーニングが必要です。これにより紙詰まりが起こりにくくなります。

サポートを受けるときのポイント

きちんとメンテナンスをしていても、何かしらのトラブルは起こり得ます。そのときは保守サービスを受けるようにします。ここでは、保守サービスを受けるときのポイントをご紹介します。

1. コピー機の症状を正確に伝える

コピー機の保守サービスを十分に受けるためにも、メンテナンススタッフが必要とする情報を正確に伝えることが大切です。機種名、症状、エラーメッセージが出ている場合はエラーコードを伝えるようにします。

2. 保守サービスを受けた時はコピー機のことを知るチャンス!

メンテナンススタッフはコピー機のプロフェッショナルです。コピー機の機能を最大限に活用する方法や様々な「裏ワザ」を知っています。修理を依頼するついでにコピー機のことで不便に感じていることや、困っていること、操作方法のコツを聞くことをおすすめします。
話を切り出すタイミングは、修理が完了して修理箇所の説明を受けているときがベストです。
こうしたコミュニケーションには、お客様だけでなくメンテナンススタッフにもメリットがあります。なぜなら、メンテナンススタッフにとってお客様の生の声を聴くことは、製品のクセや改善点を知るチャンスとなるからです。また、お客様にコピー機の適切な使用方法をお伝えすることで、故障対応を減らすことにもつながります。
お客様にはコピー機に精通することで利便性や事務効率が向上するというメリットがあります。

おわりに

コピー機のセルフメンテナンスの重要性がご理解いただけたでしょうか?
メンテナンスはトラブルが起こる前に一度でも練習しておくと、問題が発生した際の適切な対処に役立ちます。また、消耗品は「なくなってから補充」では緊急の仕事に影響を及ぼしかねないため、
ゆとりをもってこまめにチェック&メンテナンスをすることが重要です。コピー機の不具合が減ればオフィスの快適性も上がりますので、少しずつでも可能な限り頻繁におこなうことをおすすめします。

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