オフィスの家具選びとレイアウトで業務効率化

オフィスのレイアウトは業務の生産性に大きく関わることをご存知でしょうか。
なんとなく使いにくい、ちょっとしたストレスを感じるオフィスというのは、そこで業務にあたる人の気持ちだけではなく、企業の利益や業績にも関わってきます。
また、地震の多い日本では、オフィス家具やレイアウトによって従業員の生命を左右する可能性もあります。今回は、安全で快適なオフィス作りとそれによる業務効率化についてご説明します。

オフィス家具選びとレイアウトで業務効率化

オフィス環境に関する法律

オフィスや事務所の環境管理にはクリアするべき基準が法律で決まっています。
労働安全衛生法(事務所衛生基準規則)は、昭和47年に制定され平成16年に改正されました。この法律では、事務所の環境について細かな基準が規定されており、オフィス作りの際には必ず確認をする必要があります。ここでは労働安全衛生法の第二章の「事務室の環境管理」からオフィス選びやレイアウトに必要な基準を抜粋します。

参考:オフィス環境に関する法律
http://law.e-gov.go.jp/htmldata/S47/S47F04101000043.html

・労働者一人について、十立方メートル以上としなければならない。(第二条)
・事業者は、室の気温が十度以下の場合は、暖房する等適当な温度調節の措置を講じなければならない。(第四条)
・事業者は、室の作業面の照度を、(後述の)基準に適合させなければならない。ただし、感光材料の取扱い等特殊な作業を行なう室については、この限りでない。精密な作業-300ルクス以上、普通の作業-150ルクス以上、粗な作業-70ルクス以上(第十条)
・事業者は、カードせん孔機、タイプライターその他の事務用機器で騒音を発するものを、五台以上集中して同時に使用するときは、騒音の伝ぱを防止するため、しや音及び吸音の機能をもつ天井及び壁で区画された専用の作業室を設けなければならない。(第十二条)

その他にも、飲み水や掃除など細かい内容が規定されていますが、これらは法律で定められている事項なので、事務所を作る場合には、必ず守らなければなりません。

防災を意識したオフィス作りの必要性

防災を意識したオフィス作りの必要性

オフィス作りは、法律さえクリアすれば良いというものでもありません。
地震の多い日本では、オフィス家具やレイアウトでの耐震対策は、従業員の安全を守るために必要不可欠です。一般社団法人 日本オフィス家具協会(JOIFA)では、オフィスの地震対策の必要性や具体的な対策方法についてハンドブックを作成しています。

参考:防災を意識したオフィス作りの必要性
http://www.joifa.or.jp/useful/index.html

その中でオフィス機器デスクの設置でできる工夫として、避難経路やデスク周りに転倒しそうなオフィス家具や什器を置かないこと、避難経路になるデスクやキャビネットの間は1.2メートル以上の間隔を確保することなどがあげられています。

また、複合機やコピー機などは動かないよう移動防止対策を行うことや、ローパーテーションをコの字に配置して倒れにくくすること、キャビネットなどの収納家具は壁際に配置して執務スペースと分けるなどの工夫も必要です。

参考:JOIFA「地震に備えた安全なオフィスづくり」
http://www.joifa.or.jp/pdf/earthquake_2014.pdf

デスクの選び方

オフィスで使用するデスクとそのレイアウトは生産性、効率性を大きく左右します。
デスクにはキャビネットが付いた従来のデスクのほか、最近では単体のデスクに別売りのワゴンを組み合わせて使うタイプがあります。オフィスの場合デスクの幅は一人1メートルくらいの長さが必要とされています。また、机の高さは720mm、奥行き600~700mmのサイズを推奨しています。
この高さ基準は、外国人ワーカーの増加や、車いすにも対応できる高さ、奥行きはノートパソコンや液晶モニターの導入で省スペース化が図れたことによって使いやすさと省スペースの両立ができるサイズです。
オフィスでは目的や業務に応じて、過不足のないデスクおよびワゴンを選ぶことが重要になります。
さらに、既存のオフィスでは、デスクを追加購入した際には高さが不ぞろいになってしまう場合があります。その際にはローパーテーションやデスクの目隠しパネルで仕切ることで不自然さの解消ができます。

参考:デスクの選び方
http://www.joifa.or.jp/pdf/jimutukue_takasa.pdf

オフィスチェアと昇降式デスク

職務によっては長時間座って作業をする従業員もいます。オフィスチェアなどのオフィス家具は耐久性とともに快適で疲れにくいものを選ばなければいけません。
最近では人間にとって快適で使いやすい「人間工学(エルゴノミクス)」を取り入れたデザインのオフィスチェアも販売されています。
一方、一部の医療研究では座り続けることで健康被害が出ることが判明してきています。
そのため、立った姿勢でパソコン作業ができるよう、デスクの高さが電動で昇降するオフィス家具も販売されています。このデスクは高さ650mmから1250mmまで電動で調整できるため、従業員の気分や働き方によって座位、立位を選んで作業ができます。

参考:オフィスチェアと昇降式デスク
http://www.okamura.co.jp/company/topics/office/2014/swift.php
http://www.nhk.or.jp/gendai/articles/3731/1.html

複合機・コピー機選びと設置の注意点

補助の対象となる経費について

従来、比較的人数の多い中型から大型のオフィスの場合、プリンターやコピー機(複合機)を部署ごとに設置し、移動を少なくする工夫がされていました。複数台の設置は一見効率的に見えますが、問題点もあります。
大きくは、コピー機へ行く動線近くに座席がある従業員のストレスと、空間確保の問題です。
最近の複合機は静音設計が施されているので、大型であっても動作音はある程度抑えられます。しかし、コピー機を利用する不特定多数の従業員がひっきりなしに入れ替わりますので、複合機の傍の座席の従業員にはそれなりの心理的な負担を強いられていました。
さらに、コピー機の前に立って作業をするためには前方に450mmの空間が必要で、さらにコピー機の横が通路になる場合、そこにも600mmの空間が必要になります。
この二つの解決方法として機能の高い複合機を、台数を限定して導入することで、オフィスの省スペース、省エネ化も実現できます。

複合機の上位機種では、プリントジョブを個人のパソコンから指示することや、スキャンした資料を、クラウドを利用し社員間で共有することが可能になります。そして、機器設置スペースが減ることで、オフィス空間にゆとりができ動線の確保もしやすくなります。さらに、無線LANを利用しますので、配線が不要で床回りもすっきりとさせることができます。

参考:複合機・コピー機選びと設置の注意点
http://www.doscorp.co.jp/copy/copy.html

レイアウト変更やオフィスデザインは素人では難しい

オフィス環境を整えるときには法律の問題や、注意するべきポイントがたくさんありますが、これら全てを理解し、広い空間を有効かつ快適にデザインすることは専門性が必要になります。また、オフィス家具は安価なものでも、一度購入すると買い替えは難しくなります。なぜなら、買い替えには処分費など初期に導入するときとは別のコストが必要になるからです。
また複合機も一度リース契約をすると、機種の変更は難しく、価格を重視するあまり安易な購入や契約をしてしまうと、一定期間余分なランニングコストが発生したり、不自由さを感じたりというデメリットが生じます。オフィス作りをする際は、オフィスデザインサービスを利用されても良いでしょう。
一部事務機器の販売店や、オフィスで使う消耗品を廉価で販売している会社ではオフィスデザイン一式を無料で行うサービスを実施しています。一部の無料プランサービスでは、自社で取り扱っているデスクやキャビネットの販売を目的としていますが、多くが比較的安価で提供されているオフィス家具であるため、トータルコストを抑えることが可能です。

まとめ

オフィス家具をはじめ、オフィスデザインや環境整備はコストカットがしやすい部分です。
しかし、オフィスの快適性を高めることは、従業員の意欲向上につながりビジネス戦略として利用できると考える経営者や人事担当者もいます。実際に、従業員のモチベーションアップや有能な人材の確保のためにオフィス環境を改善し、業績を伸ばした企業も少なくありません。
新規でオフィスを立ち上げる場合には、補助金や融資を受けられますので一度の投資でしっかりと計画を立てることが重要です。また、既存のオフィスでも業績向上を目的とした環境整備の検討をおすすめします。

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