複合機のメリットとリースにするメリット|コピー機(複合機)のリース(レンタル)ならコピホーダイ!

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複合機のメリットとリースにするメリット|コピー機(複合機)のリース(レンタル)ならコピホーダイ!

複合機のメリットとリースにするメリット

複合機は購入やレンタルよりもリースがおすすめです。ではなぜリースがおすすめなのでしょうか。こちらでは複合機リースのメリットや複合機のメリットなど、おすすめしたい理由を詳しくご紹介します。効率的な複合機の運用をおこない、自社のコストを削減していきましょう。

複合機をリースにするメリット

複合機をリースにするメリットはいくつかあります。

メリット1.イニシャルコストを抑えられる

イニシャルコストを抑えられるまず、複合機を購入するための設備投資費用がかからないことです。
複合機を購入する場合、数十万単位の費用支払いが発生しますがリースならそれほど大きな金額にはならず、複合機購入のための資金を別のところに回せます。
開業して間もなくは、複合機に大きなお金を取られ、パソコンなどのOA機器の購入費やそのほかの費用が圧迫される可能性もあります。そうしたことを考えると、複合機をリース契約し、毎月少しずつ費用を支払うという形の方が、運転資金面から見て健全といえます。

メリット2.事務手続きの手間を軽減できる

複合機をリース契約する場合、製品の所有権を持つリース会社との契約関係で費用の支払いが発生します。複合機を購入した場合は所有権が自社になります。
自社の持ち物になると減価償却の手続きに加え、固定資産税の支払などが発生します。そのため経理面の事務手続き負担が、複合機を所有しているだけで重くなってしまいます。
リース契約は固定資産税の支払い手続きなどの煩わしさがない点で、大きなメリットがあります。

メリット3.偶然の事故に対する備えができる

万が一リース契約を結んでいる複合機が盗難や火災に遭った場合でも、動産保険が適用されます。
動産保険とは、リース物件に対し偶発的な損害を補償するために付保されたものです。地震、家事、不慮の事故、盗難など事前に予期できない偶然の事故によって生じた損害を担保してくれます。

メリット4.メンテナンス・保守が容易になる

複合機を購入した場合、複合機に対する定期的な点検やメンテナンスなどを、自社でおこなわなくてはなりません。一方リースの場合、リース会社におまかせで対応してもらえます。複合機が急に動作しなくなっても、リース契約ならすぐにメンテナンス担当者が修理に駆けつけてきてくれたり、代替機などを用意してくれたりといった臨機応変な対応が期待できます。

メリット5.最新機種の導入ができる

リース契約の場合、会社によっては契約途中で別の機種に乗り換えることもできますが、購入した場合はそうはいきません。新しい機種に乗り換えたい、調子が悪くなってきたから別のものに換えたいと思っても、購入した場合簡単にはいかないでしょう。他のOA機器と同様に、複合機も新しい機種が常に開発されていますから、リース契約の方が新しいテクノロジーを取り入れやすいといえるかもしれません。

メリット6.再リースが容易になる

再リースが容易なことも複合機導入のメリットです。複合機をリースして利用するメリットは先ほど上げた要素のほかにもう一つ、再リース契約があります。再リースとは契約内容に基づき、当初決めていた期間で契約終了とせずに、そのまま継続して利用し続ける契約を言います。リース契約前に、再リースに関して書面で内容を提示している場合も多く、再リースは1年契約で、リース料の12分の1程度の費用を支払うといった条件が付いています。

この場合だと1年間の使用にも関わらず、コストはいままでの12分の1で済むので、非常にリーズナブルです。
ただし、再リース契約がお得なのは、あくまでいままでの機種を使い続けてもよい、という場合だけです。5年も経てば、世の中には旧型よりも高性能の複合機が登場しています。そしてリース会社の方でも、そうした最新機種にリース製品をシフトしており、旧型のものはリース料を安く設定していることもあります。結果として再リースしたほうが損になる可能性もあるので、そのあたりの情報をしっかりと集めたうえで、再リース契約の検討をおこなうと良いでしょう。

そのほかにも、リース契約終了後の複合機の撤去にかかる費用は、リース会社が負担するなどのメリットがあります。
また、複合機のリースは、導入台数が多ければ多いほどメリットが大きくなります。理由としては、購入した場合の財務管理が複雑になるからです。購入の場合、固定資産税、減価償却費用などのコスト負担に加え、年度ごとに金額が変化するため、購入台数が増えれば増えるほど管理が複雑になりますが、リース契約ではそれがリース会社の負担になり、管理が軽減されるというメリットがあります。

複合機のメリット

複合機のメリット複合機のリースにはメリットが多いことをご紹介してきましたが、複合機の導入自体を迷っている方もいらっしゃるかもしれません。
コピー機で十分とお考えの方も、複合機のメリットについて今一度ご確認ください。

1.コスト削減につながる

コピー機とは違い、複合機はペーパーレス化して情報をやり取りできます。コピー機では必ず印刷しなくてはなりませんから、印刷コスト、用紙代、コピーをするたびにかかる消費電力などの費用が大きなコストとなります。複合機を利用するとミスプリントも減らせるうえに、オンデマンド印刷を行えば、即座に印刷を始めるのではなく、いったんデータを保持できます。利用者はミスがないか、不要な印刷がないかを確かめ、印刷したいものだけを印刷指示することができます。

2.電子化できる

先ほども記載しましたが、複合機は作成した文書を紙にせず、電子化して保持できます。メールでの転送も可能になるため、印刷の手間やリスクを飛び越えて、業務の効率化を実現できます。
複合機の機能に備わっている電子化ソリューションの活用によりデータを電子化、電子化した文書をフォルダーを指定して保存し、共有するといった形です。このようにすれば複雑な文書管理も簡単になり、業務の効率化にもつながるでしょう。

3.セキュリティの強化を期待できる

印刷して紙にすると、どこかに置き忘れたり、盗難に遭ったりといったリスクが出てきます。こうした紙のリスクを無くし、紙媒体が情報漏えいの原因となることを防ぐことができます。
情報端末におけるセキュリティはしっかりしているものの、紙媒体に対するセキュリティ意識がそれほど高くない企業も存在します。複合機は紙媒体に対するセキュリティ対策も期待できます。

4.名刺の管理や整理ができる

名刺や文章を複合機でスキャンしてデータ化できます。
名刺は増えれば増えるほど管理が大変で、必要な時に出てこないことがしばしばあります。そんな名刺を電子化しておくと便利です。最近では文字認識機能(Optical Character Reader)が搭載された複合機もあり、文字情報を読み取って分類、検索可能にするなど、その利便性はますます向上しています。電子化できれば社内で名刺情報を共有できるので、担当者の引き継ぎなどもスムーズにおこなえます。

まとめ

ここまで、複合機のリースをおすすめする理由についてご紹介しました。
リース契約と一口にいってもさまざまなサービスがありますので、契約条件をふまえたうえで活用していくとよいでしょう。

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