コピー機は大半の企業がリースで導入しています。
対して、コピー機を購入して導入するのも決して間違った選択ではありません。
企業はどのような基準でコピー機のリース・購入を判断しているのでしょうか？
こちらでは、コピー機リースのメリット・デメリットを紹介し、リースと購入の判断基準について掘り下げていきます。

コピー機リースのメリット

オフィスで使用するコピー機はリースで導入するのが一般的です。その背景にはリースならではのメリットがあります。
コピー機リースの代表的なメリットを以下でご紹介します。

初期コストが低い

業務用コピー機の希望小売価格は最低で100万円程度です。専門的な印刷に必要なオプションを追加する場合、さらにコストが増加します。資金があれば購入可能な金額ですが、一時的な負担は大きくなります。
対して、リースの場合は月々の支払いになるためコストが分散されます。初期費用を請求していないリース業者も少なくありません。初期コストの大きな負担を避けたい場合はリースが適しています。

会計処理が楽

コピー機に限らず、企業で資産を購入した場合減価償却の計算が必要になります。この計算が、毎年の会計処理で大きな負担となるケースがあります。リースの場合、毎月の料金は費用として計上可能です。このことから、経理の負担を考えてリースを選択する企業もあります。

メンテナンスを任せられる

コピー機・複合機のリース契約では通常、メンテナンスや保守の契約も同時に結びます。コピー機はデリケートな製品であるため、迅速なリース会社によるサポートが受けられることは大きなメリットです。購入の場合、保守契約は販売業者とは別の事業者と結ぶケースが多いため、対応が遅れることがあります。

最新機種を利用できる

コピー機・複合機はラインナップの更新がハイペースで行われる製品です。最新機種が数年で一世代前の機種になってしまうこともあります。その都度最新機種を購入するのは、上述した初期コストの問題から現実的ではありません。対して、リースであれば、契約更新の度に初期コストをかけず最新機種を導入できます。

コピー機リースのデメリット

主に初期費用面や保守の面で購入よりも秀でているリースですが、いくつかデメリットも存在します。デメリットを懸念する場合、コピー機を購入するのもひとつの選択肢です。購入と比較した場合のコピー機リースのデメリットを以下でご紹介します。

中途解約は困難

リース契約では、契約者に代わってリース会社がコピー機の料金を一括で支払っています。簡単に言えば、契約者がコピー機を購入するための融資を受けられる仕組みです。契約者は月々のリース料金をリース会社に支払うことでコピー機の料金を返済していきます。

この契約形態から、原則としてリース契約の中途解約はできません。廃業などやむを得ない理由で解約を迫られる場合は、リース料金残額の支払い義務が生じます。契約時には中途解約の可能性を慎重に判断する必要があります。

総額が高くなる

リースはコピー機のコスト発生を契約期間中に分散できる方式です。ただし、同一の製品を購入した場合の料金と比較すると、リース契約期間中に支払うコストの総額のほうが高くなります。これは、コピー機本体の価格以外に利息や保険料が発生するためです。

会計処理の容易さやメンテナンスを一任できる点など金銭以外のコスト発生も考えると、必ずしも購入のほうがお得とは言えません。しかし、あくまで最終的に支払う金額に関して言えば、購入のほうが安価で済むのは事実です。

所有権がない

リース契約の場合、コピー機そのものの所有権はリース会社が有しています。リース契約の期間中は契約者が自由にコピー機を使えますが、契約の延長をしない限りはコピー機をリース会社へと返却します。契約満了後のサービスはそれまでのリース料金よりも大幅に安く利用できる「再リース」という形態で提供されるのが一般的です。

また、リースでは契約者にコピー機の所有権がないことから、コピー機の転売ができません。購入した場合は、当然ながら転売することは自由です。また、リース契約に付与される動産保険では通常は盗難が適応外となるため、万が一の盗難に警戒する必要があります。

リース・購入の判断基準

ここまでコピー機リースのメリット・デメリットについてご紹介しました。ほとんどの企業はコピー機をリースで導入していますが、実際の判断はケースバイケースと言えます。次にリース・購入の判断基準についてお話ししましょう。

キャッシュフロー

リースよりも購入したほうが、単純な金銭的コストの総計は安くなります。購入する場合の問題は、初期コストを用意できるかどうかです。印刷の重要性が大きい業務ほど、必要となるコピー機のコストも高くなります。

初期コストを用意でき、さらに初期コストを支払った後も営業に問題がないキャッシュフローが見込める場合は購入も選択肢に入ります。一方で、無理な初期コストの支払いでその後の経営に支障が出ることは避けなければなりません。特に少ない資金で事業をスタートしたい場合は、リースを選択するのが一般的です。

コピー機をいつまで使うか

上述したとおりリース契約の中途解約は簡単ではありません。そのため、「いつまでコピー機を使うのか」という点も、重要な判断基準です。

リース契約は最短で3年程度から提供されています。事業を開始したばかりでコピー機を使う期間が不透明な場合、もしくは計画的に短期で事業を終了することを予定している場合は、購入も視野に入れましょう。「少しの間だけコピー機を利用したい」というニーズに応え、短期レンタルのサービスを提供しているリース会社もあります。

まとめ

リース契約にはデメリットもありますが、それらを十分に補填するメリットもあります。これこそが、多くの企業がリース契約でコピー機・複合機を導入している理由です。契約期間の定めがあり、支払いが継続的に発生するためリース契約前には入念なシミュレーションが求められます。スターティアのコピホーダイでは、コピー機のリースを検討しているお客様からのご相談に対応しております。

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