コピー機(複合機)を上手に選んでテレワーク・在宅ワークに備える!業務効率化のために必要な機能は?|コピー機・複合機のリース・レンタルならコピホーダイ!

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コピー機(複合機)を上手に選んでテレワーク・在宅ワークに備える!業務効率化のために必要な機能は?|コピー機・複合機のリース・レンタルならコピホーダイ!

最終更新日:2021/08/30

コピー機(複合機)を上手に選んでテレワーク・在宅ワークに備える!業務効率化のために必要な機能は?

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開業準備に必要なレーザープリンターのランニングコストについて

現在では、テレワーク・在宅ワークのスタイルが一般的になっています。こうしたワークスタイルのなかで、コピー機(複合機)はどのように活用できるのでしょうか。こちらでは、これからのコピー機(複合機)に求められる機能についてお話しします。

変わる働き方とオフィスの役割

感染症の蔓延によって、日本企業の働き方が見直されていることは皆さんご存知ですよね。いま働き方改革の重要性が叫ばれる中、国内の働き方やオフィスの役割はどのように変わったのでしょうか。すでに多くの企業でみられている傾向についてお話します。

業務効率化

働き方改革の中心となる取り組みが、非効率な業務の是正です。具体的には、ITを利用した業務効率化が多くの企業で実施されています。ビジネスユースを意識した多様なITサービスが登場し、普及してきました。この動きはデスクワークの業務に限ったことではありません。すべての業務において、従来のスタイルにこだわらず積極的にITサービスを利用し業務効率化を図ることは、リソースの有効活用や競合に遅れないために必須の取り組みとなっています。

テレワーク・リモートワーク

感染症により、公共交通機関で時間をかけて通勤すること、また、複数人がオフィスに集まることが危惧されるようになりました。多くの企業でテレワーク・在宅ワークが実施されています。働き方改革でのテレワーク・在宅ワークは出先でも作業ができる点や気分転換などの理由から実施されていましたが、現在は感染防止のために自宅で作業することが一般的になっています。感染症対策がきっかけとなってテレワーク・在宅ワークのメリットに気づき、感染状況に関わらず今後もテレワーク・在宅ワークの継続を予定している企業も少なくありません。

BCP対策

BCPは「Business Continuity Plan」の略であり、事業継続計画を意味します。日本で大型災害が相次いでいる状況を受け普及した、緊急時でも事業を止めないようにするための取り組みです。具体的には、業務上重要なデータを一極集中させないことなどが含まれます。感染症の感染状況悪化に備えておくことも、ひとつのBCP対策であるといえるでしょう。

オフィス廃止

業務をフルリモート化し、オフィスを廃止する企業もあります。タスク管理やコミュニケーションの問題をクリアできれば、多くのデスクワークではフルリモートが実現可能です。人が集まらないのにも関わらず継続して発生している賃料を鑑み、オフィスを廃止してフルリモートを実現する企業も増えてきています。

テレワーク・在宅ワーク時代におけるコピー機の必要性

テレワーク・在宅ワークが始まっても、多くの企業はコピー機(複合機)を引き続き利用しています。社内のコミュニケーションでチャットを利用していたとしても、取引先とのやり取りで書面が必要になる機会はなくなりません。会議の資料を印刷する機会などは減りましたが、文書の印刷が必要なくなるかどうかは、取引先に依存しているといえます。

テレワーク・在宅ワーク時代に求められるコピー機の機能

テレワーク・在宅ワーク時代に求められるコピー機(複合機)に必要な機能であるスキャン機能とクラウド連携をご紹介します。

スキャン機能

スキャン機能は、一般的なコピー機(複合機)に搭載されている機能のひとつです。スキャン機能を利用し、紙のドキュメントを電子データに変換することができます。あらかじめスキャン機能で社内の資料を電子データにしておけば、確認のためオフィスに出向く必要はありません。

社内のペーパーレス化にも役立ちます。保管が必要な書面を電子化して廃棄すれば、保管スペースが少なくなり、管理コストの削減が可能です。社員の出社が少なくなった現在では、多くの書面を電子化することで賃料が少ないオフィスに転居したり、オフィス自体を廃止したりすることも現実的になります。

コピー機(複合機)の「スキャン機能」でBCP対策・働き方改革の取り組みを

クラウド連携

ビジネスでは、クラウドサービスの利用が一般的になっています。コピー機(複合機)と連携できるクラウドサービスも多くなってきました。主に、スキャンデータをクラウドの記憶領域に格納するストレージサービスが利用されています。

クラウドストレージの特徴は、複数のユーザーがインターネット経由でアクセスできるという点です。テレワーク・在宅ワークとは極めて相性が良い機能といえます。ファイルの共有・共同編集ができるほか、スキャンした紙の資料データを共有することも可能です。

コピー機(複合機)メーカーはメーカーごとにクラウドサービスを展開しています。富士フイルムビジネスイノベーション(旧富士ゼロックス社)の「Cloud Service Hub」やリコー(RICOH)の「RICOHカンタンストレージ」などが代表的です。コピー機(複合機)の付帯サービスということで、すぐに連携して活用できる機能が充実しています。

「Google Drive」や「Dropbox」などのクラウドストレージを連携させることも可能で、ファイルの共有や社外アクセスなどの機能によって、オフィスにいなくても業務を効率的に行うことができます。

コピー機(複合機)のクラウドサービスについて詳しくはこちら

テレワーク・在宅ワーク時代におすすめの富士フィルムの4モデル

上述したように、コピー機(複合機)のスキャン機能は、テレワーク・在宅ワークでの活用を想定している会社にとって重要な機能ですが、業界のなかでも、富士フイルムビジネスイノベーション(旧富士ゼロックス社)の製品はスキャン機能が高く評価されています。以下のものは、テレワーク・在宅ワークの際に、活用を想定しているコピー機(複合機)には求められる機能です。業界のなかでも、富士フイルムビジネスイノベーション(旧富士ゼロックス社)のコピー機(複合機)から特におすすめの4モデルを紹介します。

ApeosPortシリーズは富士フイルムビジネスイノベーションに社名変更する前の富士ゼロックス社のブランドです。外部認証サーバーやシステムなど、社外での作業が多くても使いやすいように外部連携がしっかりとしている点が特長です。従来のDocuCentreシリーズと比較し、拡張性・カスタマイズ性が強化されています。一方、基本的な機能面ではほとんど変わらないため、拡張の必要性に応じて選択可能です。

ApeosPort-ⅦC7788

ApeosPort-ⅦC7788は2019年7月発表の高速印刷可能なモデルです。モノクロで75枚/分の印刷速度に到達しています。テレワーク中心のオフィスでも印刷の機会が多い場合は特におすすめです。

パネルは大型の10.1インチであり、ストレスなく操作できます。270ページ/分のスキャン速度は、富士フイルム(旧富士ゼロックス)製品のなかでも最速です。スキャンからデータ格納までの作業が自動化される「業務別らくらくスキャンPro」も標準搭載されています。

富士フイルム(旧富士ゼロックス)ApeosPort-ⅦC7788の詳細はこちら

ApeosPort-ⅦC3373

ApeosPort-ⅦC3373は、ApeosPortのなかでも印刷速度が控えめなモデルです。モノクロ印刷は35枚/分ですが、それほど印刷機会が多くない現場であれば特にストレスはないでしょう。それ以外の基本的な機能は上位モデルと大きな違いはありません。

富士フイルム(旧富士ゼロックス)ApeosPort-ⅦC3373の詳細はこちら

ApeosPort-ⅦC4473

ApeosPort-ⅦC4473は、少し印刷速度を求めたい現場向けのモデルです。モノクロで45枚/分で印刷できます。一方で、機能面では上位モデルと比較しても遜色ないため、テレワーク・在宅ワークでは問題なく活用できるでしょう。

富士フイルム(旧富士ゼロックス)ApeosPort-ⅦC4473の詳細はこちら

DocuCentre-ⅦC7788

DocuCentre-ⅦC7788は、DocuCentreシリーズの高速印刷対応モデルです。モノクロで75枚/分の速度で印刷できます。ApeosPortシリーズに対していくつかの機能・拡張性が制限されていますが、基本的な仕様は変わりません。クラウドサービスとの連携も可能です。ApeosPortシリーズと比較すると比較的安価で提供されているため、業務での必要性を検討したうえでこちらを選ぶのもおすすめです。

富士フイルム(旧富士ゼロックス)DocuCentre-ⅦC7788の詳細はこちら

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コピー機(複合機)の導入やリプレイスを検討している場合は、今後主流になるであろうワークスタイルを意識してモデルを選びましょう。特に、スキャン機能とクラウド連携は必須といえます。テレワーク・在宅ワークの業務スタイルのなかでもコピー機(複合機)をうまく活用してください。

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