ペーパーレス化を推進している会社でも、必ず必要になってくるのがコピー機です。いまだ紙に印刷した文字情報はビジネスには欠かせません。ではコピー機を社用にする際、レンタルとリースどちらのほうがお得に利用できるのでしょうか。こちらではコピー機のレンタルとリース双方を比較し、どちらがお得に活用できるのかご紹介していきたいと思います。

コピー機のレンタルとリース、どのように違うのか見ていきましょう。

コピー機・複合機のリースとレンタルの違い

一方レンタルの方はリースよりも利用期間が短いのが特徴です。数日から契約することができるため、短期で利用したい方にメリットが大きくなります。また利用しなくなれば、契約を途中で終わらせることも可能です。ただし、製品が選べずレンタル会社におまかせなのと、初期費用が掛かるという点は、リースにはないマイナス要素かもしれません。

このようにリースとレンタルとでは契約形態とその内容に多くの違いが出てきます。それぞれのメリットとデメリット、自社が利用する際どちらを選択したほうが効率的なのか、事前にチェックしていきましょう。

メリット

ではリースのメリットを以下にまとます。

＜リースのメリット＞

• ・コスト面がわかりやすい

  リースのメリットは、コスト面が明確な点です。具体的にいうと、リース費用は経費として計上でき、かつ毎月の費用が固定されているので、ランニングコストとして把握しやすいメリットがあります。

• ・初期費用がかからない

  レンタルの場合、初期費用として導入費用が掛かりますが、リースの場合それがありません。そのため現金を別の使途に回せるメリットがあります。

• ・所有権がない

  コピー機自体の所有権がリース会社にあるため、購入したときに計上する原価償却や固定資産税が発生しなくなります。

• ・月額あたりの費用が安い

  リース契約はレンタルより長期間の契約となるため、その分月額換算した場合の費用が安くなります。

• ・最新機種の導入が可能

  レンタルでは導入するコピー機を選ぶことができませんが、リース契約では、最新の機種の導入も可能です。

では次に、レンタルのメリットを詳しく見ていきましょう。

＜レンタルのメリット＞

• ・短期間でも借りることができる

  レンタルの場合、最短で1日からコピー機を借りられる会社もあります。通常2、3日から借りられますので、短期間だけコピー機を利用したい場合にメリットが大きいといえます。

• ・いつでも解約ができる

  リース契約は契約満了まで解約できないのに対し、レンタル契約は融通が利き、いつでも解約できる会社が多くなっています。

• ・所有権がない

  こちらはリースと同様ですが、コピー機自体の所有権がレンタル会社にあるため、購入したときに計上する原価償却や固定資産税が発生しなくなります。

• ・審査が必要ない

  レンタルの気軽さを象徴するのが「審査がない」ということです。リース契約の場合、審査の結果リースを断られてしまう可能性もゼロではありません。

リースとレンタル、双方に様々なメリットがあることがお分かりいただけたと思います。

デメリット

それでは次に双方のデメリットについて見ていきましょう。

＜リースのデメリット＞

• ・途中で解約できない

  途中で解約できない点はリースの最も大きなデメリットかもしれません。コピー機の契約時に「長期的に使うものだから途中で解約をおこなう事態にはならないだろう」と考えていても実際は何が起こるかわかりません。解約する場合は残債の支払いが発生するため、利用を継続するにしても契約を終わらせるにしても費用の支払う必要があります。

• ・リース会社の審査が必要

  リース契約は長期間の支払いとなるため審査があります。会社の財務状況によっては、審査に通らない可能性があるので注意が必要です。

• ・中古のコピー機はリース不可

  リース契約は新品の製品のみに適用されます。型を落として少しでも安く契約、ということができません。

• ・トータルの費用が高い

  リース期間契約満了時には、本体を購入した場合よりもコストが高くなるのが普通です。リースの内訳は本体価格だけでなく、金利、保険料、手数料などの付加的な費用を含み、高額になります。

このように、リースのデメリットは契約の縛りが固く、費用面もトータルでは高くなるといった「長期的なコスト」の面がデメリットとなります。

一方、レンタルのデメリットとはどのようなものなのでしょうか。

＜レンタルのデメリット＞

• ・リースよりも毎月の費用が高い

  レンタル契約の場合、1カ月につき50,000円～100,000円ほどの費用が掛かります。リースはこの半額程度で済みますので、月額費用の高額化はレンタルのデメリットです。

• ・コピー機が選べない

  最新機種やモデルなどがリストにないケースが多く、導入したいコピー機がある場合、その希望がかなわない可能性が高くなります。

• ・中古品で型が古い

  機種やモデルが選べないだけでなく、中古品から選択しなくてはなりません。他社で利用されたコピー機ということを考えると、いくらメンテナンスがいきわたっていても故障のリスクはぬぐえません。

• ・搬入搬出費がかかることもある

  搬入搬出費として、支払が発生するケースがあります。クレーンでの吊り上げが発生する場合はとくに高額になります。

レンタルのデメリットは初期費用の支払い(搬入搬出費)や、毎月の費用など「短期的なコスト」がデメリットとして挙げられるほか、機種やモデルが選べず最新モデルが使えないといった「機種面」のデメリットがあります。また、レンタルの状態で長く利用すれば利用するほど、トータルの費用が高額になるため、その点にも注意が必要です。

リースとレンタル、どちらがお得？

これまでリースとレンタル両方のメリットとデメリットをご紹介しました。一長一短ですので、これだけではどちらにすればよいか、判断しづらい面があります。ではどのように選べば良いのでしょうか。

ここで推奨したいのは、「利用期間」です。前述のとおり、レンタルの場合は、契約期間が長くなればなるほど費用が高額になり、コストパフォーマンスも悪くなっていきます。

逆にいえば、利用期間が短ければ短いほど費用面のリスクが最小で済みます。短期間の利用で費用面をケアできれば、導入時に審査が要らない点、原価償却や固定資産税が発生しない点などのメリットを生かすことができます。

最近では初期費用が不要のリース会社もあるので、短期利用を希望する方は検討してみると良いでしょう。リース契約の場合ですが、リース契約は通常5年ほどと決められており、そのなかで月額費用を支払う形になります。契約において期間の縛りがあるため、使わなくなったからといって途中解約する事はできません。仮に使わなくなっても月額で一定の費用を支払い続けなければなりません。 つまり、リース契約は利用期間が短ければ短いほど損をします。コピー機のリースを受けている間、リース会社にはコピー機をはじめとする、オフィス関連機器のアドバイスやコンサルティングを受け、それによってコスト削減や仕事の効率化が実現できる可能性もあり、短い付き合いは損が大きくなります。

このようにリース契約はレンタルとは違い、短期利用は向かず、長期利用をしたほうがメリットは大きくなるのです。レンタルかリースかを決める際は、「利用期間で判断する」とよいでしょう。目安期間となる期間ですが、利用期間が3ヶ月～3年以内なら「レンタル」、利用期間が3年以上なら「リース」をおススメします。

ここまでコピー機のレンタルとリースについて、それぞれのポイントをご紹介してきました。ぜひこちらを参考にしていただき、運用しやすい契約形態をお選びください。