紙文書をコピー機でスキャンしてPDFに変換!PCに保存する方法|コピー機(複合機)のリース(レンタル)ならコピホーダイ!

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紙文書をコピー機でスキャンしてPDFに変換!PCに保存する方法|コピー機(複合機)のリース(レンタル)ならコピホーダイ!

紙文書をコピー機でスキャンしてPDFに変換!PCに保存する方法

この記事のカテゴリ: その他

かつて仕事上の書類といえば、紙ベースの文書が主流でした。しかし、ビジネス文書をいつまでも紙で扱っていると、スペースが足りなくなったり探す手間や時間がかかり効率的ではありません。

そこで取り入れたいのが、書類のPDF化です。

ここでは、ビジネス上の書類をスキャンする方法・PDF作成方法について解説していきます。

1.書類や文書をPDFにする

画像ならJPGファイルやPNGファイル、テキストならTXTファイルやDOCXファイルなどを使ってデータを保存するのが一般的です。これらを「拡張子」「フォーマット」などと呼びますが、ビジネス文書をコピー機でスキャンして取り込む場合は、ほとんどがPDFファイルで保存されます。

1-1.PDFとは

PDFは”Portable Document Format”の省略形で、直訳すると「持ち運びできる文書形式」となります。画像ファイルなら画像イメージしか保存できませんし、テキストファイルなら文字列のみしか保存できませんがPDFの場合、ビジネス文書によく使われる図式やグラフはもちろん、中央揃えや文字サイズといったフォント情報も含めて保存してくれるのが特徴です。1枚の紙をそのままデータにしたファイルといえます。PDF印刷すれば、もちろん印刷することも可能です。

1-2.PDFにするメリット

紙ではなくPDFファイルにして保存するように業務フローを整えると、さまざまなメリットがあります。

ペーパーレス化によるコストカットも、その1つです。用紙代をコストカットできるのはもちろん、これまで書類の保管場所として使っていた倉庫代や設備代を削減することも期待できるでしょう。書類をすべてPDF化して保存するようにすれば、印刷用紙を使ってわざわざプリントアウトする必要もなくなります。

紙をいちいち持ち運ぶ必要もないので、社内でのデータのやり取りに手間がかからなくなります。従来は別のオフィスまで紙の書類を持ち運んだり郵送しなければならなかったりしたところを、PDF文書が添付されたメールを送るだけで簡単に共有できるようになるのです。

書類をPDF化するためには、スキャン機能を搭載した複合機やプリンターを導入する必要があります。

しかし、そうした導入の手間やコストをかけてでも、ビジネス文書のPDF化はぜひとも推進すべき取り組みといえるでしょう。

2.会社のコピー機・複合機で書類をPDFにする方法

それでは実際に、オフィスにあるコピー機や複合機を使ってPDF化する手順を見てみましょう。

【1】コピー機・複合機に書類をセット

まずはオフィスのプリンターの原稿台に書類をセットします。これは普段コピーを取るために書類をセットする場所と同じところでOKです。

【2】メニューからスキャン(スキャナ)を選択

次に、プリンターのスキャン機能を選択します。メーカーによって文言は異なりますが、「スキャン」「スキャナ」と書かれているボタンやメニューを選びましょう。

【3】保存先の指定

スキャン機能が起動したら、次に保存先を選ぶ表示が出るはずです。自分のPCやUSBメモリなど、自分が扱いやすい保存先を選択してください。

【4】スキャン

保存先が決定したら、「スタートボタン」を押してスキャンを開始。スキャンしたい書類を自動紙送りに置いておけば、次々にスキャンが行なわれて1つのファイルにまとめることも可能です。

白黒でのスキャンがスタンダードですが、カラーモードを選択できるモデルも多くあります。用途に合わせて設定しましょう。

【5】ファイルを確認し、リネームして保存

最後に自分のPCやUSBメモリなどで、正常にスキャンできているかどうか確認します。文字がかすれていたり傾いてしまったりしているものがあれば、再度スキャンを試してみましょう。

保存されたファイル名には何らかの文字列が設定されているはずですが、後から見直し管理しやすいよう、ルールにのっとってネーミングすることをおすすめします。

たとえば、[日付]+[送付先]、[日付]+[プロジェクト名]などで管理してみるとよいでしょう。

3.コンビニで書類をPDFにする

オフィスや自宅のプリンターにスキャン機能がない、あるいはそもそもプリンターを設置していないという場合には、コンビニの複合機を使ってPDF化を試してみましょう。

ただし、コンビニを利用する場合、スキャンしたPDFファイルを保管するためのUSBメモリやSDカードなどの記憶媒体と小銭を忘れずに持参してください。

【1】コピー機・複合機に書類をセット

基本的な流れはほぼ同じです。まずは原稿台に書類をセットします。

【2】メニューからスキャン(スキャナ)を選択

プリンターの液晶パネルからスキャン機能を選択しましょう。

【3】保存先にUSBメモリやSDカードを指定

コンビニスキャンの場合の保存先は、持参した記憶メディアです。保存先に間違いがないかチェックして、「スタートボタン」を押しましょう。

【4】スキャン

コンビニでのスキャンの場合にも、カラースキャンや両面スキャンが可能です。プリンターの設定を確認すると、グレースケールなどスキャン方法をカスタマイズする画面が表示されます。自分の使いやすいように設定しておきましょう。

なお、複合機によってはPDFデータではなく画像データでスキャンできるものも存在します。誤ってPDFではなく画像で保存を選んでしまうと、単なるテキスト画像になってしまい、後ほどご紹介するOCR機能が使えなくなってしまいますので注意しましょう。

【5】ファイルを確認し、リネームして保存

コンビニでのスキャンは以上で完了です。あとは自宅やオフィスに戻ってパソコンからPDFファイルをチェックして、問題がないか確認しましょう。管理しやすいように日付やナンバーを振っておき、任意のフォルダに保管しておくことがおすすめです。

もしファイルサイズが大きくハードディスクを圧迫してしまうようであれば、ファイル自体を圧縮してしまうのも1つの手段です。

4.検索可能なPDFに変換する方法

PDFは、電子的な紙のような存在として保存するファイル形式です。そのため基本的には書類の中身の文章をコピペしたり検索したりすることはできなくなっています。

しかし、「OCR処理」というものを施すことによって、文字列の選択や検索ができるようになるのです。

OCR処理することで圧倒的に検索性が高まり、ファイルを扱いやすくなります。ごく簡単な手順で実装可能ですので、ぜひ試してみてください。

【1】Adobe Acrobatを用意

Adobeの「Acrobat DC」というソフトが必要になります。有料ソフトではありますが、無料体験期間が用意されているため、作業の流れを掴むためにインストールしておくとよいでしょう。

【2】Acrobatを起動し、PDFを読み込む

Acrobatを用意したら、スキャン済みのPDFファイルを開いて読み込みます。

【3】「スキャン補正」の「テキスト認識」を実行

用意したPDFファイルが読み込まれたら、右側の編集メニューにある「スキャン補正」をクリックしてください。すると上部のツールバーが切り替わりますので、「テキスト認識」右側の逆三角形をクリックし「このファイル内」を選択しておきます。

【4】OCR処理を実行し完了まで待機

あとは「テキスト認識」をクリックしてOCR処理を完了させればOK。ダイアログボックスが表示されて、文書の言語や解像度といったオプションを設定することも可能です。複数のページを処理することも、チェックボックスをクリックすればできます。選択しておきましょう。

なお、OCR処理にかかる時間は、文章量やパソコンのスペックによって異なります。別の作業を進めるなどして完了するのを待ちましょう。

【5】PDF内で検索し、処理が適正かチェック

「テキスト認識」メニューによるOCR処理が完了したら、最後にPDFページ内の文字列を検索し、しっかりと検索可能な状態になっているかチェックしておきましょう。[Ctrl]+[F]を押すと文書内の検索ができます。この検索窓に文字列を入れてヒットするかどうかを確認しましょう。

PDFで資料を整理整頓

以上のような手順を踏むことで、ビジネス文書をPDF化して検索可能な状態に保存することが可能になります。多少面倒な作業に思われるかもしれませんが、書類のPDF化によって業務の生産性は向上し、コストカットにもつながることでしょう。

もしオフィスにスキャン機能を備えた複合機がない場合や、周辺にコンビニも存在しない場合には、「コピホーダイ」にてコピー機のリース・レンタルをご検討ください。スキャン機能を備え、一人ひとりの使用状況に合わせた最適な1台の提案を承っています。

まとめ

紙文書をコピー機でスキャンしてPDFに変換!PCに保存する方法

  • 紙文書をPDF化すれば、保管コストをカットと検索性を高めることが可能
  • オフィスでのスキャンの場合は、保存先設定を間違えないように要注意
  • コンビニでのスキャンの場合は、USBなどの記憶媒体を忘れないように要注意
  • Adobe Acrobatの「OCR処理」を使用すれば検索可能なPDFに変換できる
  • 身近にスキャナーがない場合は「コピホーダイ」でのリース・レンタルがおすすめ

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