複写機と複合機の違いや、メリット・デメリットと耐用年数について|コピー機・複合機のリース・レンタルならコピホーダイ!

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複写機と複合機の違いや、メリット・デメリットと耐用年数について|コピー機・複合機のリース・レンタルならコピホーダイ!

複写機と複合機の違いや、メリット・デメリットと耐用年数について

この記事のカテゴリ: 導入前 メリット 比較

複写機と複合機は同じもの、と考えている方もいらっしゃるかもしれませんが、実はそれぞれの特徴や機能が異なる、まったく違う機器です。
こちらでは複写機と複合機の違いと両方のメリット・デメリットをご紹介するとともに、それぞれの耐用年数についても少し触れていきます。

複写機と複合機の違い

複合機

複写機と複合機、見た目の違いはあまりありません。
どちらもオフィスなどの事業所に欠かせない事務機器の一つですが、異なるのはその中身です。
複写機とはいわゆるプリンターを指します。複写機は印刷物の出力(プリント)やすでにある文書の複写(コピー)がその機能となるため、複写機は印刷に特化した専門機器といえるでしょう。
一方で複合機は、複写機の機能であるコピーや。プリントだけでなく、印刷物のスキャナー、FAXなどの複合した機能を兼ね備えた事務機器です。

最近ではこうした機能にもさまざまな付加的な機能がついた機器が発売されています。
たとえばスキャン機能なら、大量の原稿を一括で処理する高速スキャン機能、スキャン時にデータを圧縮して送信時の負荷を軽減する高圧縮スキャン、スキャンした文書をそのままメール添付できる機能などが搭載されている機器もあります。

コピー機能ならページ番号を付けてくれるアノテーション機能、USBの差込口がついている複合機もあり、そこからUSBのデータをダイレクトに出力できるものもあります。
ファックス機能は、ペーパーレス化も進んでいてファックス自体を電子化して送信する機能や、スキャンした文書をメールで送れるようにする機能などもあります。

複合機は電子化の時代が進むとともに、セキュリティ面の強化が機能として求められていて、情報漏えい防止機能やファクス誤送信防止機能、放置プリント対策などの機能が盛り込まれています。
もちろん複合機だけでなく、複写機の中にもセキュリティ面やコピー、プリントアウトの利便性を強化した製品が販売されていますが、このような時代の流れがあるということは頭の片隅に入れておきましょう。

このように、複写機と複合機には機能に違いがあるので、オフィス内でこれらの機器を通じてどのような作業を行うかが、それぞれの機器の選択において重要となります。

では次に、複写機と複合機のメリット、デメリットについて説明していきます。

複写機のメリット

複合機と比較した場合、複写機のメリットは以下のように考えられます。

  • ・価格が安い
  • ・ランニングコストが安い
  • ・本体がコンパクトで置き場所に困らない

まずは価格の安さです。
新品なら20万円から50万円、中古なら10万円から30万円が相場です。
複合機と比べると5分の1以下で導入できる点は非常に大きなメリットと言えます。
コピーや印刷機能しか使わない、オフィス内に複合機が既にありその機能をサポートするサテライト機器として置きたい場合などのニーズに応えてくれます。

次にランニングコストの安さに注目してみましょう。
複写機は複合機と比べコンパクトで機能が少ないため、その分消費電力が少なくて済みます。
消費電力については「最大電力」「動作時平均電力」「待機時電力」であらわされますが、年間消費電力で比較すると複写機は複合機の3分の1から5分の1程度で済みます。待機電力や消費電力そのものが安いというわけです。
また電気代だけでなく、メンテナンスや保守にかかる費用、インクなどの消耗品も複合機と比べ安くなります。通信機能もないため複合機には掛かる通信費も発生しません。

最後に本体がコンパクトである点です。
複合機に比べて小さく、軽い複写機は設置面積もそれほど広くなくてすむので、置き場所は比較的自由になります。オフィス賃料が高いと複写機や複合機の設置スペースもコスト的に「痛い」ので、小さいことに越したことはありません。また移動しなければならないときにも動かしやすい点もメリットであるといえます。

複写機のデメリット

  • ・機能が限られる

複合機と比較した場合、デメリットとなるのは機能面です。
当然ながらスキャン機能やFAX送信などができませんし、セキュリティ機能も複合機に比べれば充実しているとはいえません。
オフィスが小さいためにやむを得ない場合や、コピー・プリンター機能しか使わないという場合を除き、複合機の機能面はやはり魅力的と言わざるを得ません。

それでは次に複合機のメリットとデメリットを見ていきましょう。

複合機のメリット

  • ・充実した機能が利用できる
  • ・顧客先のニーズに対する柔軟性があり、セキュリティ面が充実している

複合機のメリットは何と言ってもその機能面です。
プリンター、FAX、スキャナーなどの機能が1台に集約されています。加えて最近ではペーパーレス化に伴う機能も充実しており、メールやインターネットなどの通信機能を持つもの、製本機能を備えたもの、独自のアプリケーションによって利用者のニーズに合わせた使い方ができるものなど様々です。
コピーやプリントだけの複写機ではオフィス機能を満たせない場合、複合機を選択するべきでしょう。

複合機があれば顧客とのやりとりがスムーズになります。
顧客先が複合機を使っていれば、複合機を使って印刷データの送信など、いろいろなやり取りが円滑化します。本体にハードディスクなどの記憶装置があり、顧客から得たデータの暗号化も可能で情報漏えいのリスクも軽減できます。

複合機のデメリット

  • ・導入費用が高い
  • ・ランニングコストが高い
  • ・設置場所が限られる

まずは導入コストが高い点がデメリットです。新品のカラー複合機の価格相場は120万円から400万円。モノクロでも70万円から300万円します。
ただ耐用年数を超えた中古品の中には。5万円程度から30万円程度で購入できるものもあり、耐用年数にこだわりがなければ安い価格での導入が可能です。ただし、その場合はメーカーのメンテナンスが期待できず、いつ壊れて使用できなくなるリスクがある点は注意が必要です。

複合機のランニングコスト

複合機は複写機よりも大きく様々な機能を搭載していますから、その分電気代が高くなる場合があります。
しかし最近では複合機も進化していて、TEC値※が複写機よりも低くなるエコ機種も発売されているため、筐体が大きいからと言って商品電力が大きいとは限りません。
電気代以外のランニングコストにはメンテナンス・保守費用のほか消耗品、通信費などが掛かります。電気代よりもそちらのコストが大きくなります。
※TEC値:1週間における標準的な消費電力の試算値。稼働とスリープ/オフが繰り返される5日間+スリープ/オフ状態の2日間を想定し、消費電力量を試算したもの

機器自体が大きいため置き場所が限られます。オフィスの大きさとの兼ね合いで置きたくても置けないケースが出てきてしまうかもしれません。

複写機と複合機の耐用年数

複写機と複合機の耐用年数はほぼ変わりません。5年間が目安です。法定耐用年数も5年間です。
耐用年数は、メーカーが通常の使用時を想定し試算したものです。
コピーやプリント機能を使用すると、使うたびに機器が摩耗していきます。24時間365日ずっとコピーし続けるという環境は想定外ですので、耐用年数よりも早く寿命がきます。
このように使い方次第で耐用年数が変わってくる可能性があるので、早い段階で買い替えの時期が来るかもしれません。
そうした可能性があることをふまえ、耐用年数ギリギリではなく、少し前に予算案などの準備を進めておくと良いかと思われます。
日々使用する物なので急に動かなくなると非常に大きなダメージとなりなしますから、そうした事態を防ぐためにも準備は必要でしょう。

まとめ

ここまでそれぞれのメリットとデメリットを踏まえ、複写機と複合機の違いと耐用年数について説明しました。
オフィス環境整備のためにも、それぞれの違いをしっかりと把握し、自社の状況に最適な機器を選定しましょう。

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