【FAXの送り方】複合機(コピー機)での送信方法と最低限のマナー|コピー機・複合機のリース・レンタルならコピホーダイ!

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【FAXの送り方】複合機(コピー機)での送信方法と最低限のマナー|コピー機・複合機のリース・レンタルならコピホーダイ!

【FAXの送り方】複合機(コピー機)での送信方法と最低限のマナー

この記事のカテゴリ: 操作方法

ビジネスの場において、かつては多くの人がFAX(ファックス)を利用していましたが、パソコンやスマートフォンの登場によりその数は年々減少。今ではFAXを利用する人は少なく、中には利用方法さえ知らない人も大勢います。

しかし、まったく利用していないわけではありません。数は多くありませんが、利用者がいることも事実です。

ビジネスの場においてFAXを利用している人がいる以上、FAXの送り方を覚えておいて損はありません。

ここでは、FAXを使用する上での最低限のマナーとFAXの送り方を詳しくご紹介します。

1.残り続けるFAXの文化

日常生活やビジネスシーンで頻繁に使われていたFAX。現在はどのような場面で使われることが多いのでしょうか。

ここでは、現在のFAX事情をご紹介します。

1-1.まだ根強い日本での需要

FAX文化は未だに根強く残り続けていますが、それは日本だけの話。実は海外から見ると、日本のFAX文化は不思議な光景に映っています。

では、なぜ日本のみでFAX文化が残り続けているのでしょうか。

その理由には、「高齢化」があるといわれています。FAXに代わるメールなど、高齢者の方は新しいものの設定・使用に挑戦することがなかなか難しく、FAXに固執してしまうのです。

海外の新聞やサイトでも、FAXに固執するのは高齢化のためだと指摘されています。

2000年当時、日本でも「5年後にはFAX はなくなる」といわれていましたが、総務省設立のHATS推進会議が公開した資料によると、2015年にも205万台のFAXが出荷されています。これからも当分FAX文化は根強く残り続けるといえるでしょう。

※HATS:高度通信システム相互接続

1-2.コンビニでも利用できる

FAX機能を付属している家庭用電話機は少なくなりましたが、コンビニのマルチコピー機にはFAX機能が付いています。

相手に手元の書類を送らないといけないにもかかわらず、自宅にスキャナーがない場合など、意外に重宝する存在です。操作も簡単。原稿をセットして、相手のFAX番号を入力するだけです。

ファミリーマートや ローソンなどでは、「クロネコFAXサービス」というFAX番号の必要ないFAXサービスが登場。クロネコFAXセンターで一旦データを蓄積する方法を取れば、送信時に発行された10桁の番号を受信者に知らせ、それをコンビニのマルチコピー機に入力することで受信できます。送信日翌日の24時までなら、好きなタイミングでFAXを受信することが可能です。ちなみにセブンイレブンでは対応していません。

1-3.FAX番号取得が面倒ならメールFAX「e-fax」

FAXにおいて一番面倒なのは、「送信者・受信者ともにFAXの機能がないと使えないこと」ではないでしょうか。つまり、自分がFAXを送りたくても相手の電話にFAX機能が付いていなかったり、相手が送りたくても自分がFAXを持っていなかったりすると使うことができないのです。

そこで登場したのが新FAXサービス「e-fax(R)」。これはメールを使ってFAXが送れるサービスで、現在利用者は5万人を突破しています。

相手がFAXを送った場合、自分側にFAX機能がなくてもメールに変換されたものを受け取ることができるのです。逆に自分が送ったメールを相手のFAXに送ることも可能です。

FAX番号の取得も不要なので、FAX文化の残る日本には重宝するサービスです。

スキャンしてUSBに直接保存:シャープ複合機(コピー機)

2.FAXの送信方法

FAXを送ったことのない方は多いかもしれませんが、ビジネスにおいて使う機会がまったくないともいえません。取引相手がメールではなくFAXでのやりとりを希望する可能性は十分にあります。

ここでは基本的なFAXの送信操作方法をご紹介します。

2-1.【電話】FAXの送り方

まずはFAX送信機能の付いた電話でFAXを送る方法です。

  1. 【1】電話機上部の蓋を開き、送る原稿をセット。
  2. 【2】画面で送信先のFAX番号を入力したら、FAXボタンをプッシュ。
  3. 【3】しばらくすると通信が開始されます。原稿読み込みができたら送信完了。

※機種にもよりますが、原稿はたいてい上下逆で裏返しにし、最初の文字が下になるようにセットします。

2-2.【複合機】FAXの送り方

次に複合機でFAXを送る方法です。

  1. 【1】複合機でFAXを読み取る方法は2種類。自動送り装置と原稿台ガラスがあります。この際、原稿の裏表に注意しましょう。
  2. 【2】画面で送信先のFAX番号を入力したら、FAXボタンをプッシュ。
  3. 【3】しばらくすると通信が開始されます。原稿読み込みができたら送信完了。

複合機の場合、同じ原稿を複数の相手先に送信できる「メモリー送信」を使えば、効率的にFAXを送信することができます。

※機種にもよりますが、たいていの場合、自動送り装置では原稿を上向きに、原稿台ガラスでは原稿を下向きにセットします。自動送り装置では最初の文字から読み取るように、原稿台ガラスでは最初の文字を左上にセットします。

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3.ビジネスに役立つ!FAXの最低限マナー

FAXはただ送ればいいわけではありません。

ここでは、FAXを送る際に欠かせない最低限のマナーをご紹介します。

3-1.FAX送付状(FAX送付案内状)を送る

FAXを送る際は、併せてFAX送付状(FAX送付案内状・FAX送信状・FAX送信票ともいう)も送りましょう。

FAX送付状とは、用件や枚数が書かれた書面です。誰からどういった要件のFAXが届いているのかを、一目で知ることができます。

3-1-1.FAX送付状の書き方

ここでは、FAX送付状の書き方を解説します。

  1. 【1】日付
    まずは日付です。FAXに送信日時が明記されることもありますが、いつ送ったのか記録を残すためにも記載しましょう。後日、先方に改めてFAXの内容について確認することがあった際に、記載しておくと問い合わせがしやすくなります。
  2. 【2】タイトル
    「FAX送付のご案内」「FAX送信書」といったように、これがFAX送付状であることを明記しましょう。
  3. 【3】送信先(宛先)
    送信する相手先の会社名や部署名、名前(役職があれば併せて)をしっかりと明記します。
    役職のある相手の場合は、書き方に注意しましょう。たとえば「田中部長様」といったように、役職名のあとに「様」を付けるのは二重敬語です。「部長 田中様」と、役職は名前の前に書きましょう。
  4. 【4】送信元
    送信者の情報も明記する必要があります。個人名はもちろんのこと、「会社名」「担当部署名」「会社住所」「電話番号・FAX番号」なども明記するといいでしょう。
  5. 【5】挨拶文
    長々と書く必要はありません。
    たとえば、「拝啓 貴社におかれましては、ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。下記の書類をお送り致します。ご確認のほど宜しくお願い申し上げます。 敬具」という程度で問題ありません。相手が取引先などの場合は、拝啓と敬具を入れることが望ましいです。
  6. 【6】送信枚数
    送信側できちんと送信できたとしても、相手側が送信枚数すべてを受信できているかどうかはわかりません。インクや紙切れで、途中で受信が止まってしまう可能性も考えられます。送信枚数を明記し、すべての枚数が受信できているかを把握してもらう必要があります。
  7. 【7】送付内容・備考欄
    どのような要件か、どのような内容が書いてあるかを明記します。補足情報があれば、備考欄に記載してください。
    何かしらの返答が必要な場合は、〆切なども併せてお知らせしましょう。

3-2.ページ数が多い場合は番号を付ける

枚数が少ないならそこまで必要ありませんが、もしもページ数が多い場合は「1/15」「2/15」「3/15」というように文書番号を付けましょう。

3-3.しっかり届いたか確認をする

「再ダイヤル待ち」「再ダイヤル待機中」とディスプレイに表示された場合は、受信されていない可能性が考えられます。FAXを送信したら、FAX受信が無事にできているか送信先に電話で確認を取りましょう。もしも、FAXをご確認いただきたい方が外出などで社内にいない場合は、電話口の方にお渡しいただけるようにお願いしましょう。

3-4.読みづらい箇所は拡大する

送る側では読みやすい大きさでも、受け取る側では文字がつぶれて読めなくなっているケースもあります。もしも「読みづらいかもしれない」と思ったら、大きめの文字で原稿を作成、画像がある場合は拡大した上でお送りするようにしましょう。

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4.FAX機能のない複合機もたくさん登場

複合機には、FAX機能が付いたものがたくさんあります。

しかし、FAXを頻繁に使わない方向けに、最近ではFAX機能のない複合機も多数登場しています。日常生活ではなかなか使う機会のないFAXですが、ビジネスシーンにおいては健在です。もしも、このままFAX機能のない複合機ばかりが増えてしまうと、「FAXを使いたい」側と「FAXを使いたくない」側とで情報伝達がスムーズにいかないシーンが多数起こるかもしれません。

5.コピホーダイは複合機(FAX機能付)がレンタルできる

「会社の複合機にはFAX機能がなくて、いざというときに不便。」

「ビジネスではまだ欠かせないFAX機能付きの複合機が欲しい…でも、価格が高い」

そういったときは「コピホーダイ」をご利用ください。

コピホーダイは、FAX機能付きの複合機のリースも低料金で行っています。

大手企業から中小企業まで、累計5万以上の企業と取引した実績もあります。メンテナンス・サポート体制も万全です。トラブルがあった際のコールセンターも設置。スピーディーに問題やお困りごとを解決いたします。最短3日で納品され、1年以内の短期利用も可能です。

まだまだビジネスで使われることのあるFAX。もしも、複合機の購入を検討しているものの、高くて手がなかなか出ないとお悩みの方は、コピホーダイのご利用をご検討ください。

FAXの利用が減少しているのは事実ですが、まだまだFAXは持っていて損のないツールのひとつです。

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「知らない人が多いFAXマナー」

かつてのように頻繁にFAXを使うことはなくなりましたが、日本のビジネスシーンではまだまだ現役です。

これからFAXが衰退していくことは間違いありません。とはいえ、まだかなりの方がFAXを主要な情報伝達ツールとして利用している以上、そのスピードは急ではなく緩やかでしょう。FAXを使用する機会や利用する可能性があるならば、最低限のマナーを知っておいて損はありません。

急にFAXを使った仕事が舞い込んでも戸惑わないように、基礎的な知識は最低限身につけておきましょう。

まとめ

【FAXの送り方】複合機(コピー機)での送信方法と最低限のマナー

  • FAXは海外ではほとんど使われていないが日本ではまだ健在
  • ビジネスで利用する場合、FAX送付状は必要
  • ページ番号を書いたり、送信後届いているか確認するなどのマナーがある
  • FAX機能付きの複合機は購入よりも「コピホーダイ」でのレンタルがおすすめ

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