複合機のオプション機能活用方法!おすすめの設備・ソフト紹介|コピー機・複合機のリース・レンタルならコピホーダイ!

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複合機のオプション機能活用方法!おすすめの設備・ソフト紹介|コピー機・複合機のリース・レンタルならコピホーダイ!

複合機のオプション機能活用方法!おすすめの設備・ソフト紹介

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複合機のオプション機能活用方法!おすすめの設備・ソフト紹介

複合機を導入する際は、任意でオプション機能を追加することができます。こちらでは、複合機に追加するオプションの概要や、おすすめのオプションについてご説明します。

複合機はオプションの追加でさらに便利に

複合機をさらに便利に使いたい場合、検討していただきたいのがオプションの追加です。

印刷やコピーなど一般的な用途であれば、複合機単体の機能でも申し分ありませんが、使い方によっては「こんなことができれば……」と感じることもあります。オプションを追加することで、そうした希望を実現できます。以下では、複合機のオプションの基本的な情報についてご紹介します。

オプションの種類

複合機に追加可能なオプションは設備系とソフト系に分けられます。

設備系

設備系オプションは、複合機に物理的に取り付けるタイプです。印刷物を冊子状にまとめるなど、なんらかの処理を加えるものや、管理をスムーズにしてくれるボックス機能、ICカードリーダーのような電子装置などがあります。用途に応じて追加することで複合機がさらに便利になりますが、ものによっては複合機のサイズが大きくなるため注意が必要です。

ソフト系

パソコン側にインストールするソフトやクラウド経由で利用するサービスタイプのオプションも一般的です。ファイル共有などの機能が強化されます。

設備系オプションの例

設備系オプションの代表的な例をご紹介します。

フィニッシャー

フィニッシャーは、印刷物を自動的にまとめるオプションです。ステープル(ホチキス)留め、パンチ、二つ折り、三つ折りなど、さまざまなまとめ方から任意に選ぶことができます。資料作成やパンフレット作成が効率的になるオプションです。

ブックレットフォルダー

ブックレットフォルダーは、フィニッシャーと同様に印刷物をまとめるオプションです。フィニッシャーでまとめられた印刷物を、ブックレットフォルダーで中綴じします。活用すれば、小冊子などを短時間で作成することができます。

メールボックス

メールボックスは印刷物を条件に応じて分類して保管できるオプションです。出力者や、出力内容に応じて仕分けすることができます。一般的なボックスの数は5~7。複数人が複合機を使う現場では、印刷物の混合を防ぐことができます。

ペーパーフィーダー

ペーパーフィーダーは給紙トレイを拡張・強化するオプションです。給紙トレイは複合機に標準搭載されていますが、容量が少なめ、特殊紙に非対応といった問題があります。現場によっては標準搭載の給紙トレイで不便を感じるケースがあるため、ペーパーフィーダーが求められます。

ICカードリーダー

ICカードリーダーはユーザーのICカードを読み取るオプションです。ICカード認証を行うことで、許可されたユーザーのみに複合機の利用を制限することができます。また、ユーザーごとに利用状況がわかるため、印刷物の取り間違い、置き忘れの防止にもつながります。

USB無線LANアダプター

USB無線LANアダプターは、USB接続できるアダプターにより無線LANを利用できるようになるオプションです。ケーブルが不要になるため、オフィスのレイアウトがすっきりします。また、モデルによってはスマホやタブレットとの連携も可能です。

状況表示キット

状況表示キットは、複合機の稼働状態を表示するオプションです。異常がない場合は緑、エラーは赤など、ランプの色で複合機の状態を視認できます。用紙・トナーの残量に応じてブザー音を鳴らすタイプもあります。

ソフト系オプションの例

ソフト系オプションの代表的な例をご紹介します。

スキャンアクセサリーキット(OCR)

スキャンアクセサリーキット(OCR)はスキャンした書類の文字をテキスト情報として読み取り、データ化するオプションです。データ化した情報は、Officeソフトなどで再度編集することもできます。近年のものは識字性能が向上しており、テキストが記載された一般的な資料だけではなく、雑誌やパンフレット、手書き文字までもデータ化可能です。

ファイル整頓ツール

ファイル整頓ツールは、印刷・コピーしたファイルを自動管理するためのオプションです。出力時期、出力方法など、条件に応じて整理されます。キーワード検索が可能になり、ファイルの検索性も向上します。期限を設定してファイルを自動削除することも可能です。

クラウドサービス

近年ではビジネスでの活用も一般的となったクラウドサービスと連携可能なオプションもあります。最も普及しているのは、インターネット上の記憶領域を利用するクラウドストレージです。Word、Excelなどのファイルをクラウドストレージ上で管理できます。多人数がアクセスできるため、共有が強化されます。クラウドストレージから、ファイルを直接印刷したり、スキャンデータの直接の保存先として利用したりすることも可能です。

少し変わったオプション

メーカーによっては、印刷とは直接関係のない特殊なオプションを提供しています。少し変わったオプションのなかからいくつかご紹介します。

地震対策キット

近年は、大型の地震が相次いでいます。複合機はサイズが大きいため、地震が起きると転倒・落下などによる人的被害が懸念されます。そうしたリスクを軽減するのが、地震対策キットのオプションです。滑り止めマットや、複合機を固定する耐震マットなどが地震対策キットとして提供されています。

結露防止キット

結露は複合機の故障を引き起こす要因のひとつです。気温が低い地域では、こうしたリスクが懸念されます。結露防止キットは、小型のヒーターで結露を防止するためのオプションです。

マイナスイオン発生器

菌の発生やホコリ、臭い対策として利用できるのがマイナスイオン発生器のオプションです。家電としては一般的ですが、複合機のオプションとしても提供されています。人の出入りが多いオフィスでは、環境改善が期待できるでしょう。

オプション追加の注意点

オプションを追加する際には以下のような注意点があります。

中古の複合機には追加できない可能性も

複合機のオプションは購入時に選択して追加するのが基本です。オプションによっては購入後に追加することもできますが、あまり一般的ではありません。とりわけ、中古で複合機を購入する場合には、既にオプション用のパーツが型落ちしているケースが多く、追加できない可能性があります。

必要なオプションのみを厳選する

オプションは便利ですが、追加した分コストも増すため、むやみに追加するのはおすすめできません。あまり使わないオプションを追加しても、コストだけがかかってしまいます。必要なオプションのみを厳選して追加しましょう。

オプションが必要な場合は忘れずに見積もりを

購入・リースのどちらで複合機を導入するとしても、見積もりでは必ずオプションを含めた仕様をすべて確認しましょう。確認が不十分だと、必要なオプションが含まれていないケースがあります。

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オプションは必須ではありませんが、用途との相性が良ければ業務効率が大幅に向上します。コピホーダイでは、お客さまの環境にあったオプションのご提案も致します。ご相談からお気軽にお問い合わせください。

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