複合機からメモリー領域のデータ消去をするべき理由とは|コピー機・複合機のリース・レンタルならコピホーダイ!

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複合機からメモリー領域のデータ消去をするべき理由とは|コピー機・複合機のリース・レンタルならコピホーダイ!

複合機からメモリー領域のデータ消去をするべき理由とは

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複合機からメモリー領域のデータ消去をするべき理由とは

コピー機・複合機にはメモリー領域が搭載されています。運用している場合、このメモリー領域のデータを適切なタイミングで消去しなければなりません。データ消去の重要性や方法についてご案内します。

コピー機のメモリー領域にはデータが蓄積している

家庭用のプリンターやスキャナーには、メモリー領域がありません。対して、業務用のコピー機・複合機には、パソコンなどと同様にメモリー領域が搭載されています。これは、データ管理や利用履歴管理のためです。

こうした業務用コピー機・複合機のメモリー領域について説明します。

複合機に搭載されている2つのメモリー領域

コピー機・複合機には、2つのメモリー領域が搭載されています。ひとつはメモリー、もうひとつはハードディスク(HDD)です。この点もパソコンなどと同様です。

メモリーは一時記憶のために使用されます。複合機の内部で一時的にデータを記憶し、各処理を効率的に進めるためです。ハードディスクは長期記憶を担当し、データ管理やセキュリティ目的のため搭載されています。

メモリー領域に記憶されているデータの例

コピー機・複合機のメモリー領域には、スキャン・コピーした文書、FAXで受信した文書、プリントのためにパソコンから送信したデータなどが蓄積されます。

具体的には、見積書、契約書、請求書、企画書、報告書、決裁書などです。こうした文書には、顧客の個人情報や社外秘のデータが含まれています。基本的に、外部に漏らすことのできないデータが大半です。

複合機のメモリー領域から情報漏えいする可能性も

上述したように、コピー機・複合機に保存されているデータは基本的に社外秘です。万が一、情報漏えいが起これば、大きな問題に発展する可能性もあります。

コピー機・複合機からの情報漏えいの代表的な原因として以下のような3点が挙げられます。

外部からのアクセス

現在は、ネットワーク接続可能なコピー機・複合機が一般的です。ネットワーク経由で外部から不正アクセスされる可能性も考えられるため、十分なセキュリティ対策が必要です。また、コピー機・複合機を廃棄した際に、第三者が直接メモリー領域を閲覧するケースも考えられます。

内部の不正利用

社内で誰でもコピー機・複合機を操作できる状態であれば、第三者が不正に利用するケースも考えられます。また、コピー機・複合機の使用を許可されている社員が意図的でなくとも情報を流出させてしまうケースも否定できません。

操作ミス

操作ミスによって社外秘の情報を外部に送信してしまうことも考えられます。特に、FAXの誤送信などには注意が必要です。

コピー機のデータを消去する方法

上述したような情報漏えいを防ぐため、コピー機・複合機のデータは適切なタイミングで消去することが求められます。コピー機・複合機のデータを消去する方法として、以下のようなものが挙げられます。

初期化

初期化は代表的なデータの消去方法であり、消去方法としては最も完璧で安心です。データの蓄積状況も含めて、すべてが導入時点に戻ります。ただし、設定などすべての機能が初期化されてしまうため、頻繁には実施できません。

メーカーに依頼する

コピー機・複合機のメーカーはデータの消去サービスを実施しています。専門業者の手によって、データを安全に完全消去できる方法です。しかし基本的に、コピー機・複合機を手放す時にしか実施できません。

セキュリティキットを利用する

各メーカーはユーザーが任意のタイミングでデータを消去できるセキュリティキットを提供しています。データ消去のほか、暗号化などのセキュリティ機能も利用可能です。データの消去方法としては最も手軽で、おすすめです。通常は、コピー機・複合機に標準装備されています。

データを消去すべきタイミング

コピー機・複合機のデータは適切なタイミングでの消去が求められます。以下のようなタイミングでは、データの消去を検討してください。

コピー機を廃棄する時

購入したコピー機・複合機を廃棄する際は、専門の廃棄業者やメーカーに依頼するのが一般的です。通常は、業者やメーカーの手によってデータの消去が行われます。信頼できる業者であれば、意図的に内部データを悪用するようなことは考えられません。しかし、万が一の責任の所在を考えると、ユーザー側でデータを消去しておくのが賢明といえます。また、コピー機・複合機を中古業者に売却する場合や、リースの契約期間が終わりコピー機・複合機を返却する際も、やはりデータの消去が必要となります。

他の人・他部署に譲る時

コピー機・複合機を購入した場合は、所有権を購入者が有しています。コピー機・複合機が必要なくなった場合は、他の人や他部署に譲ることも可能です。譲り先が信頼できる場合でも、トラブル回避のために、譲る前にはデータを消去しましょう。

その他、定期的なタイミング

データ管理・セキュリティの観点では、コピー機・複合機を使用している期間も定期的にデータ消去のタイミングを設けることが大切です。上述したセキュリティキットを使えば、ユーザー側で簡単にデータを消去できます。

データ消去以外の重要なセキュリティ対策

情報漏えいを防ぐためには、データ消去以外にもセキュリティ対策を講じることが大切です。データ消去以外の重要なセキュリティ対策をご紹介します。

ユーザー認証

ユーザー認証を導入すると、コピー機・複合機の利用制限や利用状況管理ができるようになります。コピー機・複合機の利用前にICカードを読み込ませる認証方式が一般的です。

IPフィルタリング

IPフィルタリングとは、特定IPアドレスからの接続を制限する方法です。こちらを利用することで、コピー機・複合機にネットワーク接続する機器を制限できます。通信の制限方法としては代表的です。

暗号化通信

ネットワークに接続されている機器を不正アクセスから守る手段としては、通信の暗号化も代表的です。「IPsec」「SSL/TLS」といった暗号化が、信頼できる方式として評価されています。通信を暗号化しておけば、万が一、外部からコピー機・複合機にアクセスされた際も、内容を読み取られません。

FAX送り先確認

FAXの誤送信によって情報が漏えいしてしまうケースも考えられます。送り先については入念に確認する必要があります。ヒューマンエラー防止や送信効率化のため、パソコンからFAXを送信するサービスを利用する方法もあります。

データ消去を安全に行いたい場合は業者に相談を

日常的にコピー機・複合機を使っていたとしても、データの消去方法については詳しくない方が多いかもしれません。ユーザーサイドで実施する場合は、マニュアルなどを読み、適切に行いましょう。

セキュリティに関わる重要なことのため、どうしてもわからない場合や安全に行いたい場合は、業者のサポートを利用しましょう。多くのメーカーは、ユーザーサポートのサービスを提供しています。リースでコピー機・複合機を導入している場合は、リース会社のサポートを利用するのもおすすめです。

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データ消去の重要性や方法についてご案内しました。情報漏えいのリスクを防ぐため、コピー機・複合機を利用している段階から適切なタイミングでデータ消去を実施してください。自分でのデータ消去に不安が残る場合は、業者のサポートを利用しましょう。

※弊社でのサポートは、コピホーダイでコピー機をご契約いただいているお客様が対象です。

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