クラウドサービスについてご存知でしょうか？ビジネスでは既に広く活用されており、コピー機（複合機）と連携させることも可能です。こちらでは、コピー機（複合機）で利用できるクラウドサービスについてご紹介します。

コピー機（複合機）と連携できる「クラウドサービス」とは？

多くのシーンでクラウドサービスが活用されており、ビジネスで利用されることも少なくありません。まずは、クラウドサービスの基本的な情報についてお伝えします。

“クラウド”の由来

「クラウド（Cloud）」とは、「雲」という意味の英単語です。インターネット上のサービスが雲のように宙に浮いているようなイメージから、その名が付けられています。個別にインストールするソフトと異なり、インターネットさえあればどの端末やユーザーでもアクセス可能です。

クラウドサービスとは

クラウドサービスとは、インターネット経由で利用するアプリやソフト、ツールのことです。

従来であれば、アプリやソフト、ツールを利用するためにはパソコンなどのハードウェアにインストールする必要がありましたが、クラウドサービスの場合、インストールは必須ではありません。このことから、さまざまなメリットが生み出されます。

なお、クラウドサービスの多くは利用期間に応じて料金を払う月額課金制です。買い切りパッケージ型のアプリやソフトと区別して、「サービス」と呼ばれています。

クラウドサービスの種類

クラウドサービスはいくつかの種類に分けられます。代表的な「SaaS」「PaaS」「IaaS」についてお話しします。

SaaS

「SaaS」は「Software as a Service」のことです。ソフトウェアをクラウドサービスとして提供することを指します。顧客管理ツールや営業支援システムが、ビジネス用のSaaSとして提供されています。

PaaS

「PaaS」は「Platform as a Service」のことです。OSやハードウェアをクラウド経由で提供するサービスを指します。PaaS上でシステム開発を行うことも可能です。代表的なPaaSとして、「Google App Engine」や「Microsoft Azure」が挙げられます。

IaaS

「IaaS」は「Infrastructure as a Service」のことです。サーバーやストレージなどのハードウェアごとにインターネット経由で提供するサービスを指します。「Google Compute Engine（GCP）」などが、代表的なIaaSとして知られています。

コピー機（複合機）とクラウドサービスを連携するメリット

近年のコピー機はクラウドサービスと連携することで便利に利用できます。さまざまなクラウドサービスがありますが、ほとんどはクラウドストレージです。コピー機とクラウドサービスの連携でどのようなことができるのかご紹介しましょう。

スキャンデータをクラウド上に保存

スキャンデータはUSBメモリやパソコンに保存するのが一般的ですが、クラウドサービスと連携すれば、インターネット上のストレージをスキャンデータの保存先として利用できます。これによってローカルストレージの容量圧迫を軽減したり、接続ケーブルやUSBメモリがなくてもデータにアクセスしたりすることが可能です。また、資料や書類をデータ化して管理するので、社内のペーパーレス化や省スペース化を実現します。

クラウド上のデータをコピー機（複合機）から直接印刷

保存されたクラウド上のデータは、パソコンを操作することなく複合機から直接印刷することが可能です。印刷時にわざわざパソコンやアプリケーションを起動したり、ファイルを探して開いたりという手間が省けるので、業務効率も大きくアップするでしょう。

クラウド上のデータを閲覧・編集を周辺デバイスで

クラウド上に保存されたWord、ExcelなどのOfficeファイルは、通常のファイルと同じようにお使いの周辺デバイスから閲覧することができます。クラウドサービスによっては、ダウンロードすることなく直接編集を加えることも可能です。

セキュリティー強化

クラウドサービスと連携してクラウド上にデータを保存することで、情報の外部漏洩の防止になります。また、クラウド上の保存はローカルストレージへの保存に比べて破損のリスクが少なく、BCP対策にも有効です。シングルサインオン機能や個人認証システムの導入で、さらに様々なセキュリティー脅威に対抗することができます。

リモートワークにも対応

クラウドサービスと連携させることで、社外から印刷することができます。また、FAXで受信した内容をクラウドサービスに保存することで、自宅や外出先でも受信内容の閲覧も可能になります。近年リモートワークが主流になっていますが、これでオフィスにいなくても業務が滞る心配がありません。

コピー機（複合機）のメーカー別クラウドサービス紹介

SHARP「クラウドソリューション」

SHARPのクラウドソリューションサービスは、手軽に情報を共有できる法人向けのクラウドサービスです。Officeファイルを、パソコンを立ち上げなくても、直接プリントすることができるので、時間がない時、パソコンを使っていない時に便利なサービスです。また、簡単に操作できる点も魅力ですね。Google や Microsoft が提供するクラウドにも対応しています。

SHARP「クラウドソリューション」に関するページはこちら（外部サイトへ移動します。）

富士フイルムビジネスイノベーション（旧富士ゼロックス社）「ApeosWiz Cloud Hub」

富士フイルムビジネスイノベーション（旧富士ゼロックス社）独自のクラウドサービス「ApeosWiz Cloud Hub」は、複数のクラウドシステムをシングルサインオン機能で一括管理し、スキャン・保存・検索・プリントまでのフローをスムーズに行うことができます。また、Print Utilityをインストールした端末からApeosWiz Cloud Hubにアクセスすることで、外出先でも必要な資料をプリントすることが可能です。さらに、ApeosWiz Cloud Hubはセキュリティー面も強化しており、データの転送や印刷をする際の情報漏洩を防止します。

「ApeosWiz Cloud Hub」に関するページはこちら（外部サイトへ移動します。）

Canon「uniFLOW Online」

Canonの「uniFLOW Online」は、データをコピー機から直接各クラウドサービスに送信することで、情報共有の円滑化や業務効率の向上をサポートします。コピー機の利用履歴はクラウドに自動で保存・集計・グラフ化され、見やすいレポートで利用状況を細かく把握することができます。また、暗証番号やICカードなどの機密情報を暗号化する個人認証システムを導入しており、セキュリティー対策も万全です。

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リコー「RICOH カンタンストレージ」

RICOH の「カンタンストレージ活用」は紙文書もクラウドで管理・仕分け・活用できるクラウドストレージです。コピー機に４桁以上の番号を入力するか、本体にICカードをかざすだけで簡単にログインすることができます。紙文書を一括管理している他データと同様に電子化して管理できるので、紙文書を確認するために社内に戻る必要がありません。ファイルを保存する際にファイル名を登録しておけば、毎回ファイル名を入力する手間が省けます。

「カンタンストレージ活用」に関するページはこちら（外部サイトへ移動します。）

コニカミノルタ「INFO-Palette Cloud」

「INFO-Palette Cloud」は、コニカミノルタの様々な機能を備えたクラウドサービスを提供するプラットフォームです。「bizhub essentials」というコピー機連携サービスによって、スキャン文書をクラウドに直接保存したり、コピー機から直接クラウド上の文書をプリントしたりすることができます。また、コニカミノルタの指定サービスのほか、他社と連携してグループウエアサービスやWEB会議サービス、ストレージサービスも展開しています。

「INFO-Palette Cloud」に関するページはこちら（外部サイトへ移動します。）

コピー機と連携可能なクラウドサービス

コピー機と連携可能なクラウドサービスをご紹介します。基本的にはすべてクラウドストレージですが、それぞれ細かな特徴があるため、おさえておきましょう。

Google Drive

Google DriveはGoogleが提供しているクラウドストレージです。無料で15GBのストレージが利用でき、プランのアップグレードで25GB、100GBと容量を増やしていくことも可能です。Googleドキュメントという専用の形式で保存する場合は、この容量にカウントされないため、無制限で利用できます。また、Officeソフトとの互換性が高い点も特徴です。保存したOfficeファイルを問題なく閲覧・編集できます。

One Drive

One Driveは、Microsoft社が提供しているクラウドストレージです。Windowsには標準機能として搭載されています。OSがWindowsであれば特に設定が必要なくすぐに利用できる点がメリットです。また、当然ながらOfficeソフトとの親和性も保証されています。無料で5GB利用できるほか、プラン変更で容量を増加させることも可能です。

Evernote

Evernoteは、オンラインのメモ帳として使えるアプリです。画像から動画まで、ファイルをなんでも保存できるアプリとして知られています。コピー機との連携では、スキャンデータを保存しておくツールとして使うのが一般的です。また、検索性に優れる点が特徴として挙げられます。スキャンデータをあらかじめタグ付けしておけば、後から簡単に検索可能です。

Box

Boxは世界的に幅広く利用されているクラウドストレージです。無料で10GB利用できますが、プランを上げることで容量の制限がなくなります。また、アクセス権限を細かく設定できることも大きな特徴です。アクセスログ機能も充実していることからセキュリティー面が強力であり、ビジネス利用では大きな安心感が得られるでしょう。

Dropbox

Dropboxはクラウド上にデータを保存し、高度な共有機能によって他のユーザーに簡単に文書を送ることができるサービスで、その使い勝手の良さから非常に多くのユーザーが活用しています。コピー機のほかに、Chatworkなどのコミュニケーションツールやデータ活用、ネットワークセキュリティーなど、様々なカテゴリで外部と連携することができます。コピー機と連携することで、FAXで受信した内容が直接Dropboxに保存され、外出先で内容を参照・編集できる点はとても魅力的ですね。

SharePoint Online

SharePoint OnlineはMicrosoftが運営する、クラウド上にデータを保管・管理するサービスです。データをクラウド上に管理するので、他ユーザーとファイルを同時に編集することができます。また、Office アプリケーションが入っていないデバイスからでもブラウザだけで閲覧・編集が可能なため、デバイスや場所を選ばず利用できるのも特徴です。

クラウドサービスの実用例

コピー機とクラウドサービスを連携させた実用例をいくつかご紹介します。

資料データをアップデートし、オフィスで印刷

クラウドサービスを利用すれば、オフィス外から資料をアップロードし、オフィスで印刷することも可能です。ノートパソコンで作成した資料のファイルを、簡単に印刷できます。ファイルは端末に保存されているわけではないため、資料作成・印刷データの送信を同じ端末で行う必要はありません。

出先での資料閲覧

クラウドストレージにはインターネットさえあればアクセスできるため、スキャンデータを保存しておけば、出先で資料を閲覧することも可能です。紙の資料を持ちあるく必要はありません。また、パソコン以外のスマホやタブレット端末でアクセスすることもできます。客先に訪問した際、紙ではなくタブレットで資料を見せるといった使い方も一般的です。

資料のペーパーレス化

近年は作業効率やエコの観点から、書類を電子化しておくことが推奨されています。長期間の保管が求められる紙の書類は、スキャンでペーパーレス化しておくことがおすすめです。また、画像データは比較的容量が大きいため、大容量のストレージが求められます。紙資料の画像データの保存先としてクラウドストレージは最適です。物理ストレージとクラウドストレージの双方に保存しておくようなバックアップ目的での活用方法もあります。

セキュリティー対策として利用

当初はセキュリティー面が懸念されていたクラウドサービスですが、現在はパソコンなどの物理ストレージにファイルを保存しておくよりも安全だと考えられています。サービスによってはアクセスや閲覧の権限も設定可能です。ファイル復元機能あるため、人為的ミスでファイルを削除してしまった場合も安心といえます。

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クラウドサービスはコピー機の利便性を大きく向上させます。上手く活用し、オフィスでの業務を効率化させましょう。

　　

コピホーダイなら、クラウドサービス連携に対応できるコピー機のご提案など、導入時のご相談から受け付けております。お気軽にお問い合わせください。