コピー機のクラウドサービスとは?|コピー機・複合機のリース・レンタルならコピホーダイ!

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コピー機のクラウドサービスとは?

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コピー機のクラウドサービスとは?

クラウドサービスについてご存知でしょうか?ビジネスでは既に広く活用されており、コピー機と連携させることも可能です。こちらでは、コピー機で利用できるクラウドサービスについてご紹介します。

ビジネスでの活用が進むクラウドサービス

多くのシーンでクラウドサービスが活用されており、ビジネスで利用されることも少なくありません。まずは、クラウドサービスの基本的な情報についてお伝えします。

“クラウド”の由来

「クラウド(Cloud)」とは、「雲」という意味の英単語です。インターネット上のサービスが雲のように宙に浮いているようなイメージから、その名が付けられています。個別にインストールするソフトと異なり、インターネットさえあればどの端末やユーザーでもアクセス可能です。

クラウドサービスとは

クラウドサービスとは、インターネット経由で利用するアプリやソフト、ツールのことです。

従来であれば、アプリやソフト、ツールを利用するためにはパソコンなどのハードウェアにインストールする必要がありましたが、クラウドサービスの場合、インストールは必須ではありません。このことから、さまざまなメリットが生み出されます。

なお、クラウドサービスの多くは利用期間に応じて料金を払う月額課金制です。買い切りパッケージ型のアプリやソフトと区別して、「サービス」と呼ばれています。

クラウドサービスの種類

クラウドサービスはいくつかの種類に分けられます。代表的な「SaaS」「PaaS」「IaaS」についてお話しします。

SaaS

「SaaS」は「Software as a Service」のことです。ソフトウェアをクラウドサービスとして提供することを指します。顧客管理ツールや営業支援システムが、ビジネス用のSaaSとして提供されています。

PaaS

「PaaS」は「Platform as a Service」のことです。OSやハードウェアをクラウド経由で提供するサービスを指します。PaaS上でシステム開発を行うことも可能です。代表的なPaaSとして、「Google App Engine」や「Microsoft Azure」が挙げられます。

IaaS

「IaaS」は「Infrastructure as a Service」のことです。サーバーやストレージなどのハードウェアごとにインターネット経由で提供するサービスを指します。「Google Compute Engine(GCP)」などが、代表的なIaaSとして知られています。

コピー機で利用できるクラウドサービス

近年のコピー機はクラウドサービスと連携することで便利に利用できます。さまざまなクラウドサービスがありますが、ほとんどはクラウドストレージです。コピー機とクラウドサービスの連携でどのようなことができるのかご紹介しましょう。

スキャンデータの保存

スキャンデータはUSBメモリやパソコンに保存するのが一般的ですが、クラウドサービスと連携すれば、インターネット上のストレージをスキャンデータの保存先として利用できます。パソコンのストレージの圧迫を避ける目的や、バックアップ目的で利用可能です。

クラウド上のデータの印刷

プリントする際は、パソコン上のデータを指定します。クラウドストレージはパソコンのストレージと同じ感覚で利用できるため、クラウド上のデータを印刷することも可能です。

クラウド上データの閲覧・編集

クラウド上に保存されたWord、ExcelなどのOfficeファイルは、通常のファイルと同じように閲覧できます。クラウドサービスによっては、ダウンロードすることなく直接編集を加えることも可能です。

コピー機と連携可能なクラウドサービス

コピー機と連携可能なクラウドサービスをご紹介します。基本的にはすべてクラウドストレージですが、それぞれ細かな特徴があるため、おさえておきましょう。

Google Drive

Google DriveはGoogleが提供しているクラウドストレージです。無料で15GBのストレージが利用でき、プランのアップグレードで25GB、100GBと容量を増やしていくことも可能です。Googleドキュメントという専用の形式で保存する場合は、この容量にカウントされないため、無制限で利用できます。また、Officeソフトとの互換性が高い点も特徴です。保存したOfficeファイルを問題なく閲覧・編集できます。

One Drive

One Driveは、Microsoft社が提供しているクラウドストレージです。Windowsには標準機能として搭載されています。OSがWindowsであれば特に設定が必要なくすぐに利用できる点がメリットです。また、当然ながらOfficeソフトとの親和性も保証されています。無料で5GB利用できるほか、プラン変更で容量を増加させることも可能です。

Evernote

Evernoteは、オンラインのメモ帳として使えるアプリです。画像から動画まで、ファイルをなんでも保存できるアプリとして知られています。コピー機との連携では、スキャンデータを保存しておくツールとして使うのが一般的です。また、検索性に優れる点が特徴として挙げられます。スキャンデータをあらかじめタグ付けしておけば、後から簡単に検索可能です。

Box

Boxは世界的に広く利用されているクラウドストレージです。無料で10GB利用できますが、プランを上げることで容量の制限がなくなります。また、アクセス権限を細かく設定できることも大きな特徴です。アクセスログ機能も充実していることからセキュリティー面が強力であり、ビジネス利用では大きな安心感が得られるでしょう。

クラウドサービスの実用例

コピー機とクラウドサービスを連携させた実用例をいくつかご紹介します。

資料データをアップデートし、オフィスで印刷

クラウドサービスを利用すれば、オフィス外から資料をアップロードし、オフィスで印刷することも可能です。ノートパソコンで作成した資料のファイルを、簡単に印刷できます。ファイルは端末に保存されているわけではないため、資料作成・印刷データの送信を同じ端末で行う必要はありません。

出先での資料閲覧

クラウドストレージにはインターネットさえあればアクセスできるため、スキャンデータを保存しておけば、出先で資料を閲覧することも可能です。紙の資料を持ちあるく必要はありません。また、パソコン以外のスマホやタブレット端末でアクセスすることもできます。客先に訪問した際、紙ではなくタブレットで資料を見せるといった使い方も一般的です。

資料のペーパーレス化

近年は作業効率やエコの観点から、書類を電子化しておくことが推奨されています。長期間の保管が求められる紙の書類は、スキャンでペーパーレス化しておくことがおすすめです。また、画像データは比較的容量が大きいため、大容量のストレージが求められます。紙資料の画像データの保存先としてクラウドストレージは最適です。物理ストレージとクラウドストレージの双方に保存しておくようなバックアップ目的での活用方法もあります。

セキュリティー対策として利用

当初はセキュリティー面が懸念されていたクラウドサービスですが、現在はパソコンなどの物理ストレージにファイルを保存しておくよりも安全だと考えられています。サービスによってはアクセスや閲覧の権限も設定可能です。ファイル復元機能あるため、人為的ミスでファイルを削除してしまった場合も安心といえます。

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クラウドサービスはコピー機の利便性を大きく向上させます。上手く活用し、オフィスでの業務を効率化させましょう。

  

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