コピー機・複合機の見積もり依頼の際に気をつけたい3つの注意点|コピー機・複合機のリース・レンタルならコピホーダイ!

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コピー機・複合機の見積もり依頼の際に気をつけたい3つの注意点|コピー機・複合機のリース・レンタルならコピホーダイ!

コピー機・複合機の見積もり依頼の際に気をつけたい3つの注意点

この記事のカテゴリ: 導入前

複合機のリース契約を結ぶ際は、最初に見積もりを依頼します。ただし、見積もり依頼の際の申告内容によっては、その後に契約が始まってからトラブルが起きてしまうことも少なくありません。こちらでは、複合機の見積もり依頼の際に気をつけていただきたいポイントを3つご紹介します。

契約内容に関して

複合機の見積もりを依頼する際に注目していただきたい最もたるポイントは契約内容です。見積もりの際に依頼した条件と異なる内容で契約してしまったというケースも発生しています。実際に契約したい条件と同じ条件で見積もりを依頼することが大切です。

特にトラブルが起きやすいのが契約期間です。複合機(コピー機)の法定耐用年数は5年と定められているため、多くのリース会社が5年間のリース契約を提供しています。もちろん、会社が対応している場合は、6、7年の契約を希望に応じて結ぶことも可能です。

ただし、想定している契約期間と見積条件で提示した契約期間に差異がないように気を付けましょう。5年契約の見積もりを依頼したのにもかかわらず、返ってきた見積もりは6年契約のものであり、それに気づかずに契約してしまった、というようなケースがあるようです。また、価格交渉で何度か見積もりを依頼しているうちに、意図せず見積もりの契約期間が変わっていたということもあります。

また、少しでもお得なリース契約を探すため一般的に行われる相見積もりの際も契約期間については確認が必要です。見積もりの契約条件を共通にしなければ、正確な比較ができません。契約期間をそろえることは相見積もりの際に忘れがちなので注意してください。

保守の内容に関して

上述した契約内容と同時に、保守契約の内容に関しても確認しましょう。業務のなかで複合機を日常的に使っている場合、大小のトラブルは避けられません。業務への悪影響を最小限にするためにも、提示された見積もり料金のなかにどういった保守サービスが含まれているのか確認することは重要です。

複合機のリースで最もポピュラーな保守契約がカウンター保守契約です。印刷の枚数に応じた保守料金を支払うことで、点検、修理、消耗品の交換といった基本的な保守サービスを受けられます。細かな内容はリース会社によって異なりますが、トナー代金、交換部品代金、故障の際の修理費、保守サービスマンの派遣費用、搬送費などがサービス内容に含まれているカウンター保守契約が一般的です。

カウンター保守契約のほか、専用のトナー使用を条件に修理費が無料になるキットトナー保守契約、すべて有償での対応となるスポット保守契約などがあります。どちらもリース契約ではあまり一般的ではありません。中古販売やレンタル契約では、こうした保守契約を提供しているケースもあります。

上述したとおり、リース契約期間のなかで複合機のトラブルは必ず起こります。保守契約のカバー範囲によっては、保守料金を支払っているのにも関わらず別途自費での修理依頼が発生してしまうかもしれません。サービスマンの対応が遅く、業務に支障が出てしまうことも考えられます。

こうした保守契約に関する認識の違いは、見積もりで最もトラブルになりやすいポイントです。単純な保守料金だけではなく保守契約の種類、保守契約でカバーしている範囲についても確認しておきましょう。トラブル時に迅速な対応を期待するうえでは、サービス拠点の数や自社と拠点の距離などについて確認しておくことも大切です。

オプション内容に関して

複合機には必要に応じてオプションを追加することもできます。原稿を複数枚コピーする際に役立つ自動原稿送り装置、出力された用紙を自動的にステープラーで止めるフィニッシャーなどがオプションの代表例です。

こうしたオプションは自動的に追加されるわけではありません。用途に応じて求められるオプションを見定め、見積もりの際に希望する必要があります。リース会社や製品、プランにもよりますが、求めている機能が提供される契約・製品で利用できるか確認しましょう。

上述した、自動原稿送り装置、フィニッシャーなどのオプションは、基本料金には含まれておらず、有償オプションでの提供になるケースがほとんどです。また、提供される機種によってはスキャナーや無線通信、特定のOS対応など基本的な機能もオプションをつけなければ利用できない場合があります。見積もり依頼の際は、必ず事前に必要な機能を見定めたうえで求められるオプションを申告してください。

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複合機のリース契約に関する見積もり依頼で注意していただきたい3つのポイントについてお話ししました。リース契約の期間は5年程度と長く、一度契約が締結すると内容を変更するのは簡単ではありません。これからリース契約を申し込む方は、想定している利用期間や保守サービスの内容、求めている機能を正確に見積もりに反映させるため、しっかりと確認するようにしましょう。

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