最終更新日:2020/03/25
起業時のプリンター選び
起業時に導入しておくと好ましい設備のひとつがプリンターです。一方で、どのような業務でどのように役立つのか、どういった仕様のプリンターが求められるか明確にイメージできない方が多いかもしれません。こちらでは、これから起業を予定している方に向けて起業時のプリンター選びについてお話しします。
起業時にプリンターは必要？
起業時には業態に応じたさまざまな設備投資が求められます。事務所を構える場合、電話や業務用のパソコンなどは不可欠でしょう。一方で、プリンターについては必要性についての意見が分かれるかもしれません。
確かに、PCのファイルベースで業務を行う予定の場合、紙で出力する必要性をほとんど感じていない方も多いでしょう。近年は、ビジネスにおけるペーパーレス化の傾向も強まっています。また、「設備投資のコストを抑えたい」「事務所をプリンターで圧迫したくない」という意見もあるはずです。
しかし、やはり起業時にもプリンターがあると安心であるといえます。顧客に提供する資料、名刺、帳票など、ファイルのやり取りが普及している現在でも紙の印刷が必要になることは少なくありません。ごくまれにプリントが必要な場合はコンビニのネットプリントでも対応できますが、頻度が高い場合はやはり非効率です。
また、ファックスやスキャン機能など、プリント以外の付帯機能が求められるケースもあります。インターネットを利用したコミュニケーションが一般化していない業界の顧客とのやり取りでは、現在でもファックスが不可欠です。スキャン機能は、契約書、請求書、納品書など書類のペーパーレス化に役立つでしょう。
プリンターはビジネススタイルに合わせて選ぶ
起業時のプリンターはビジネススタイルに合わせて選びましょう。ビジネススタイルとプリンターの組み合わせ例をご紹介します。
頻繁に資料が必要になる場合は印刷スピードで
顧客への資料提供、会議用の資料作成などで頻繁にプリントが必要になる場合は、印刷スピードが速いプリンターを選びましょう。印刷スピードはプリンター仕様のなかでも最も重要な要素のひとつであり、印刷枚数が多い現場では業務効率に大きく関わってきます。営業や士業、コンサル業などでは印刷スピードに優れるプリンターを選ぶのがおすすめです。
手作りチラシはカラー印刷でインパクトを残す
チラシやフライヤーなどを印刷する業界も少なくありません。読み手に残すインパクトを考えると、やはりカラー印刷できるプリンターが求められるでしょう。写真などキレイに印刷したい場合は、高画質なタイプがおすすめです。メニュー表やチラシを自作している飲食店などでは、カラー印刷できるプリンターが求められています。
スキャン・ファックスなど付帯機能で紙の取り扱いを効率的に
プリンター機能そのものはそれほど必要ない場合も、スキャン・ファックスなどの付帯機能はやはり業務に役立ちます。受信するファックス、保存しておかなければならない紙資料など、多くの紙を取り扱うことが予想される場合は、こうした複合機タイプのプリンターを検討してみてください。
プリンター選びの基準
上述した業務とプリンターの組み合わせはほんの一例です。業務によって求められるプリンターの仕様は異なります。以下では、プリンター選びの代表的な基準をご紹介します。
両面印刷機能の有無
作成する資料によっては、用紙に両面に印刷が必要な場合があります。通常のプリンターでも片面に印刷してから裏返し、再度印刷することで両面に印刷できますが、両面印刷機能が搭載されたプリンターを利用するとはるかに効率的です。
印刷速度
印刷速度はプリンターを評価するうえで極めて重要な指標のひとつ。多くのメーカーでは、1分あたりに印刷できる枚数を製品仕様として公開しています。モノクロとカラーで印刷速度が異なる点にも注目してください。
カラー・モノクロ対応
プリンターにはモノクロしか印刷できないタイプとカラー印刷に対応しているタイプがあります。カラー対応タイプであれば両方に対応できますが、モノクロしか印刷しない現場ではオーバースペックになるかもしれません。また、基本的にはモノクロタイプのプリンターのほうが低価格です。
ネットワーク対応
ひと昔前はケーブルで直接しなければならないプリンターやUSBメモリーが必要なプリンターが一般的でしたが、現在は無線のネットワークを経由して印刷データを受け取るプリンターがトレンドです。Wi-Fi、Bluetoothなどいくつかの通信規格がありますので、必要に応じて選びましょう。
給紙容量
給紙容量とは、印刷前の用紙を重ねてセットしておける枚数のことです。印刷枚数に対して給紙容量が少ない場合、頻繁に給紙しなければならず手間になってしまいます。
インクジェットプリンターとレーザープリンター
家庭・ビジネスで普及しているプリンターのほとんどは、インクジェットプリンター、レーザープリンターのいずれかです。プリンターに関する基本的な知識として、双方についてご説明しましょう。
インクジェットプリンター
インクジェットプリンターは用紙にインクを直接噴射して印刷するタイプのプリンターです。解像度が高く、色彩表現に長けています。一方で、レーザープリンターと比較して印刷に時間がかかる、印刷物がにじみやすいといったデメリットもあります。
レーザープリンター
レーザープリンターは感光体に付着させたトナーを用紙に押し付けて印刷するタイプのプリンターです。印刷速度が速いため、大量の資料を印刷する現場で導入されています。
ランニングコストとイニシャルコストで検討
多くの方は、上述した製品仕様や印刷方式以上にコストについて気になっているのではないでしょうか。開業コストを最小限にとどめたいと考えるのは自然です。一方で、プリンターの価格だけに注目するのはおすすめできません。
イニシャルコストともに検討していただきたいのは、ランニングコストです。インクやトナー、用紙などはプリンターを使用するなかで消費されていきます。多くのメーカーは、印刷1枚あたりの単価を製品仕様として公表しているので参考にしてください。
コストシミュレーションを行う際は、想定される印刷枚数からランニングコストを算出しましょう。購入のイニシャルコストと併せて、総合的なコストで適切な製品を判断してください。
起業時でもプリンターのリースは可能
企業がプリンターを導入する際に代表的な手段といえるのがリースです。プリンターの販売価格を一度に負担するのは簡単ではありません。リースで導入すると、この負担を契約期間に応じて分散することができます。
リースには契約前の審査があることから、業績がない起業時は利用しにくいと思われている傾向があります。しかし、実際にはスタートアップの企業がリースでプリンターを導入した例は少なくありません。起業時で審査通過が不安な場合も申し込んでみる価値はあるといえます。
コピホーダイは、これまで多くのスタートアップの企業様にプリンターのリースサービスを提供してまいりました。起業に際して可能な限り開業コストを抑えたい場合は、お気軽にご相談ください。
起業時のプリンター選びについてお話ししました。プリンターは必須ではありませんが、オフィスに導入しておくと多くの場面で活躍してくれるはずです。導入コストが気になる場合は、ぜひコピホーダイにご相談ください。
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