最終更新日:2023/09/04
カウンター料金の説明とカウンター保守契約について
コピー機・複合機をリース契約で導入する際、カウンター料金という費用が掛かります。コピー機や複合機を導入する際には、カウンター料金についてしっかり調べておきましょう。今回は、コピー機・複合機のカウンター料金について簡単にご紹介します。
カウンター料金とは
カウンター料金とは、コピー機・複合機を利用する際の課金方式の1つです。コピー機で印刷をするたびに機器内に取りつけられた「カウンター」が印刷枚数をカウントし、1枚当たりの料金に月間の利用枚数をかけた総額料金がリース料金やレンタル料金とは別に毎月請求されます。
つまり、コピーや印刷を行うたびにカウンター料金が発生します。カウンター料金のことを考えずにコピーや印刷を繰り返し行っていると、予想以上の請求が来ることがあるため注意が必要です。印刷ミスや余分なコピーであってもカウントされてしまいますので、できるだけ無駄のない利用を心がけましょう。
ちなみに一般的なカウンター料金は、モノクロの場合で1枚当たり約2～3円、2色カラーの場合で1枚当たり約5～10円、フルカラーの場合は1枚当たり約15～25円です。日頃からカラー印刷が不要な書類はモノクロ印刷を行うなど、コスト削減を意識しながらコピー機を利用しましょう。カウンター料金の相場を以下にまとめました。
| フルカラー | 2色カラー | モノクロ |
|---|---|---|
| 約15～25円/枚 | 約5～10円/枚 | 約2～3円/枚 |
カウンター保守契約とは
コピー機・複合機を導入する際は、本体の契約とは別に、修理やアフターフォローに関する契約である保守契約を結ぶことが一般的です。カウンター保守契約も、そのような保守契約のひとつです。
カウンター保守契約にはトナー代やメンテナンス保守費用も含まれているため、導入後も安心してご利用できます。そのため、故障やトナーの消費が多いことが見込まれる場合は、カウンター保守契約を結ぶことがおすすめです。
また、保守契約にはキット保守契約と呼ばれる形態もあります。キット保守契約とは、カウンター料金と修理費は掛からないものの、トナーをなくなるたびに購入する必要がある保守契約形態です。月間の印刷枚数が少ない企業向けの契約形態であると言えるでしょう。ただし、一般的なオフィス使用においては、カウンター保守契約の方が主流です。
<保守契約の種類>
| カウンター保守契約 | キット保守契約 | |
|---|---|---|
| カウンター料金 | 印刷枚数に応じた従量課金型（保守費用込） | 無料 |
| トナー代金 | 無料 | 都度購入（保守費用込） |
| 修理費用 | 無料 | 無料 |
| 向いている企業 | 印刷頻度が多く、印刷枚数も多い企業 | 印刷しない期間が発生したり、印刷枚数が少ない企業 |
カウンター保守契約のメリットとデメリット
カウンター保守契約は毎月支払いがあるため、敬遠する人も多いです。しかしコピー機・複合機の保守契約の主流の形態なだけあって、しっかりとしたメリットもあります。それぞれまとめた下の表をご覧ください。
| メリット | デメリット |
|---|---|
| 修理にかかる突発的な支払いがない。 | 大量に印刷すると思わぬ費用がかかる。 |
| 印刷枚数が多い場合はカウンター料金が安くなる場合がある。 | 印刷しない月でも基本料金（最低料金）がかかってしまう。 |
| トナーが無料供給されるためトナー代が都度かからない。 | 印刷頻度（印刷枚数）が少ない会社では割高になる可能性がある |
| 月間印刷枚数を把握できるため、次回の契約更新時に、自社に最適なプランを選びやすくなる。 |
定期的に使う会社であれば割安になり、支払いの管理も他の保守契約に比べて分かりやすくなるため、トータルコストが見えやすくなります。
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カウンター保守契約を結ぶ際の注意点
カウンター保守契約を結ぶ際に最も気になる点と言えば、やはり料金でしょう。しかし、リース会社を選ぶ際に、カウンター料金の安さばかりに目を向けることは避けてください。料金だけで選ぶと、「安いけど修理が遅い」「フォロー体制が整っていない」などの問題が生じる場合があります。
せっかく良いコピー機があっても、使用できない時間が長くてはコスト面でも大きなロスが出てしまいます。
リース会社のホームページなどを見る際は、料金だけではなくフォロー体制やメンテナンスサービス内容の詳細をよく確認してください。料金とサービス内容のバランスの良い会社を選び、後に問題が起こらないように気を配りましょう。
<カウンター保守契約時の注意点>
- ・カウンター料金だけではなくフォロー体制やサービス内容の詳細を確認する
- ・料金とサービス内容のバランスがよい業者を選ぶ
おわりに
コピー機や複合機のカウンター保障契約を結ぶ際は、機器を使用する目的や使い方を事前に把握し、どのような契約を結ぶべきか検討することが大切です。
なお、コピー機・複合機の保守契約には、先に挙げたキット保守契約のほかにも、スポット保守契約、年間保守契約など様々なものがあります。それぞれの契約方法にはメリットとデメリットがあるため、お客様ご自身の営業状況に合った契約形態方法を選び、不要なコストの削減を心掛けましょう。
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