中小企業の複合機(コピー機)の導入率は?導入理由や求める性能、選び方や導入形態についても解説|コピー機・複合機のリース・レンタルならコピホーダイ!

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中小企業の複合機(コピー機)の導入率は?導入理由や求める性能、選び方や導入形態についても解説

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中小企業の複合機(コピー機)の導入率は?導入理由や求める性能、選び方や導入形態についても解説

中小企業でも印刷業務は発生します。小さなプリンターで済ますこともできますが、複合機(コピー機)を導入することも現実的な選択肢です。こちらでは、中小企業における複合機(コピー機)の導入率、一般的な導入形態についてお話しします。

中小企業における複合機(コピー機)の導入率

中小企業において、複合機(コピー機)はどの程度導入されているのでしょうか。

日本企業を対象とした2018年のある調査では、複合機(コピー機)について全体の約87%が「導入済み」という回答が得られています。

企業の規模別に見てみると、従業員100超の大企業では約90%が「導入済み」。100以下の中小企業でも70%以上が複合機(コピー機)を導入しており、多くの中小企業で複合機(コピー機)が導入されている状況です。

もちろん、現場によって必要な機能は異なります。企業によっては、印刷業務が少なく、家庭用のプリンターやコピー機が複写機として導入されている可能性もあります。しかし、いずれにしても多くの中小企業にとって複合機(コピー機)必須の設備と認識されていることは事実です。

複合機(コピー機)を導入する代表的な理由

複合機(コピー機)を導入する代表的な理由として以下のようなものが挙げられます。

老朽化による入れ替え

既設の複合機(コピー機)から入れ替えをしたいという希望は代表的な導入理由です。ある程度の規模の企業であれば複合機(コピー機)は必須の設備として考えられています。加えて、5~8年程度で不具合が多くなってくる、現行品と比べて性能が落ちてくる、リース期間が終了する、といった事情から、入れ替えを行うのが一般的です。

ランニングコストの削減

FAX、コピー機、プリンター、スキャナーなど、用途に応じて複数の機器を使い分けていた場合は、複合機を導入することで管理コストが削減されます。インク代や電気代についても圧迫され、結果的にランニングコストが削減されることも少なくありません。こうした効果を期待して複合機(コピー機)を導入する企業も少なくないようです。

機器管理一元化

上述したように複数の機器の機能を兼ね備えているため、機器管理の手間が少なくなります。複数の機器を使用していることから管理が難しくなり、管理の一元化のために複合機を検討する企業も多いようです。

業務効率向上

企業での導入例が多い複合機(コピー機)には、ビジネスユースを意識した便利な機能が多数盛り込まれています。ユーザー管理機能やセキュリティ機能などが代表的です。また、印刷頻度が高い現場向けに印刷速度が高速なモデルも販売されています。高機能なモデルを導入することで、大きな業務効率向上効果が期待できます。

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中小企業が複合機(コピー機)に求める性能

中小企業が複合機(コピー機)に求める代表的な性能・機能をご紹介します。

ネットワーク接続

無線のネットワーク接続機能を利用すれば、オフィス内のスタッフは自分のデスクからパソコンの印刷データを複合機(コピー機)に送信できます。規模が大きいオフィスでは必須ともいえる機能です。

省エネモード

複合機を稼働させ続けると電気代が増加してしまうケースがあります。近年のモデルには、この点に配慮して省エネモードが搭載されています。使用していない時間が長いと自動的にスリープモードに移行する機能や、人の気配に応じて起動する人感センサー機能などが代表的です。

PC FAX

日本のビジネスでは、現在もFAXを利用する機会が少なくありません。PC FAX機能を利用すると、パソコンのデータをFAXで送信したり、受信したFAXのイメージデータをパソコンで確認したりすることができます。

利用ログ集計

利用ログ集計はカラー・モノクロの印刷枚数の確認や、ユーザーごとの印刷履歴の確認ができる機能です。現場におけるセキュリティ維持や、コスト削減に役立ちます。

コピー機を導入する前に必要な印刷速度を検討する

これから複合機(コピー機)を導入する場合は、現場に求められる印刷速度を検討しましょう。

印刷速度は作業効率に影響する

日常的に印刷業務が発生する現場では、印刷速度が作業効率に直結します。また、ロースペックなモデルとハイスペックなモデルでは倍程度の大きな開きがある要素です。そのため、現場に必要な複合機(コピー機)のモデルを選ぶうえでは、代表的な判断基準といえます。

月間印刷枚数から必要な印刷速度を割り出す

必要な印刷速度を割り出すうえで指針となるのが、月間の印刷枚数です。以下は、印刷枚数と印刷速度の一般的な対応です。

月間印刷枚数 印刷速度
1,000~3,000枚 20枚/分
3,000~6,000枚 30枚/分
6,000~10,000枚 40枚/分
10,000~30,000枚 50枚/分

複合機(コピー機)の導入履歴がなく月間印刷枚数がわからない場合は、予想でもかまいません。また、基本的に印刷速度が高速なモデルほど高コストになるため、速ければ良いというわけではない点も覚えておきましょう。

中小企業に求められる印刷速度は

印刷頻度がそこまで多くない中小企業の現場であれば、20枚/分の印刷速度の複合機(コピー機)を導入するのが一般的です。現在流通している複合機(コピー機)は、この程度の印刷速度が下限となっています。まずは、この下限を起点に印刷頻度に応じて求められる印刷速度を割り出していきます。詳しくは、上記した印刷速度と印刷枚数の対応表をご確認ください。

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中小企業が複合機(コピー機)導入する際の導入形態

中菱企業が複合機(コピー機)を導入する際に導入形態についても調査しています。ランキングでご紹介しましょう。

  1. 1位. リース
  2. 2位. 買い切り
  3. 3位. レンタル
  4. 4位. 中古品の購入

リースについては7割以上を占めており、一般的な導入方法となっています。

複合機(コピー機)リースの概要とメリット

複合機(コピー機)をリースで導入する場合のメリットをご紹介します。

複合機(コピー機)リースとは

リースは、リース会社が購入した資産を5~7年の長期にわたって借り受け、月々のランニングコストを支払っていく方式です。複合機の一般的な導入方法として広く利用されています。

リースのメリット

リースのメリットとして以下のような点が挙げられます。

コストを分散できる

複合機の購入には10万円~数十万円の大きな費用が発生します。購入の場合、一度でこの費用を負担する必要がありますが、リースであればランニングコストとして分散可能です。

リプレイスが簡単

契約終了後の複合機(コピー機)はリース会社によって引き取られ、必要に応じて新しい機器での契約を結ぶことができます。そのため、リプレイスが簡単です。

カウンター保守契約で安定したサポートが受けられる

リースでは、一般的に印刷枚数に応じた料金を支払うカウンター保守契約を結びます。ランニングコストを支払うことで保守サービスを受けられる、安定したサービスであり、故障・不具合が頻発する複合機(コピー機)を安心して使うことができます。

中小企業が複合機(コピー機)を導入する際の注意点

中小企業が複合機(コピー機)を導入する際に気を付けなければならないポイントが何点かあります。主に設置に関する問題です。

小規模なオフィスの場合、設置の際に複合機(コピー機)が通路を通れない場合がある。また、エレベーターがない建物の場合、階段作業のため費用が別途発生することがあります。導入するモデルのサイズに応じて確認が必要です。

設置を自社で行ってコスト削減できる場合もありますが、複合機(コピー機)は大型で事故につながることも考えられるため、基本的にはおすすめできません。

***

中小企業でも複合機(コピー機)は数多く導入されています。一般的な導入方法はリースです。複合機(コピー機)の導入を検討されている中小企業の方は、ランニングコストを軽減できて、リプレイスの手間もないリースでの導入をご検討ください。

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