コピー機・複合機のリースとはどのようなものですか?

Q1:コピー機・複合機のリースとはどのようなものですか?

そもそもリースとはなんだろう?

リースとは「賃料を払って必要な物件を借りる」ことです。お金を払って借りる(賃貸借)ためリース物件の所有権はリース会社にありますが、借りたい物件を借主が選定でき、長期間(場合によっては数年間)使うことができるため自社で購入したもののように自由に使うことができるのが特徴です。
必要なものを借りるのであれば「レンタル」もありますが、リースとは異なります。
大きな違いの一つとして、リースが比較的長期間の契約であることに対してレンタルは一時的あるいは数日の短期間の契約になります。
(レンタルとリースには多くの違いがありますが、詳細は「Q2:コピー機・複合機のリースとレンタルは何が違うのですか?」でご説明します。)

リースの対象になるものとは?

「オフィスの物件でリースの対象になるものは、コピー機や複合機そして電話機などです。
リースを検討する際は、購入価格との比較も判断基準の一つになります。
コピー機や複合機の購入価格は数十万から数百万円ほどになり、自己資金での一括支払いや高額な支払いが難しい場合は借り入れなども必要になりますが、リースの場合は毎月定額のリース料を支払い、支払い時点で経費処理できるメリットがあります。
2008年に「新リース会計基準」が設けられ、リースの会計処理の取り扱いが変更されていますが、一般の中小企業であれば通常の賃貸借処理ができます。

<新リース会計基準 適用対象>
(1)金融商品取引法が適用される上場会社ならびにその子会社・関連会社
(2)資本金5億円以上または負債総額200億円以上の未上場会社

リースは、一般企業の代わりにリース会社が商品を購入し、その物件の賃貸借契約を結ぶというシステムなので、理論的にはどんなものでも対象にすることができますし、中古品をリース対象にすることもできます。
一般的には比較的高額な事務機器がリースの対象になりますが、中にはデスクや事務機器一式のリース契約を結ぶ場合もあります。

リースは自分のものにはならない?

リースは「賃貸借契約」なので自社で自由に使うことはできますが、あくまで所有権はリース会社にあります。
コピー機や複合機が「自分のものにならない」ことは会社にとってマイナスだと考えるかもしれませんがそのようなことはなく、リースのメリットはたくさんあります。
まず、新リース会計基準に該当しない企業では、リース品は資産計上の必要がなく、固定資産税の支払いが不要になり、賃貸借の経費処理も可能です。
また、リース期間満了時に最新機種で新たにリース契約をするなど、一定期間で機種の更新を行うことができるため、常に新しい機種を使えることができる点もリースのメリットと言えます。

一般的なリースの手順

複合機やコピー機など比較的高額な事務機器のリース契約を行う際には、通常利用するお客様、物件の購入先(販売会社)、リース会社の三社が相互に取引をすることになります。

1.物件の選定(お客様―販売会社)
リース契約では、利用するお客様が使いたいものを、リース会社が代わりに購入することになります。そのため、物件の選定は販売会社とお客様の間で打ち合わせ、選定をしていきます。
希望の物件が決まったら、仕様・価格・納期・代金の支払期限等の打ち合わせをします。
2.リース契約の締結(お客様―リース会社)
物件が決定するとリース会社は、販売会社とお客様との間に入り具体的なリース契約手続きが開始されます。複合機やコピー機の場合は、保守契約を含めたリース契約を行うことも可能です。
2-1.見積書提示
販売会社とお客様の仕様、条件などをもとにリース会社は見積書を作成します。
リース料金の月々の支払金額は、本体価格はもちろん、物件の法定耐久年数やリース期限などによっても違ってきます。
2-2.リース申し込み
お客様が見積もりに納得後、契約申し込みに移ります。
2-3.審査
申し込みの際には、リース会社にもよりますが、通常税務申告書の写し、決算書(数期分)や会社の経歴書、あるいは財務諸表(営業報告書、貸借対照表、損益計算書、剰余金処分案)によって経営状況などを判断されます。
これは、リース契約が複数年にわたる長期の信用供与になるためです。
2-4.契約締結
審査通過後、契約を締結します。契約の際には、登記簿謄本、印鑑証明書の提出が必要です。
3.リース物件売買契約(リース会社―販売会社)
リースの場合、お客様とリース会社とのリース契約が成立して初めて、物件の購入が行われます。
3-1.物件発注
リース会社は販売会社へ「注文書」を発行しリース物件の発注、販売会社は注文書を元に「注文請書」を発行します。(リース物件はあくまでお客様に納品されるため注文書、注文請書などの書面のやり取りが行われます。)
3-2.売買契約成立
双方の合意のもと売買契約が成立すると、物件は「注文書」に基づき販売会社より直接お客様指定場所へ納品されます。
4.物件納品(リース開始)(販売会社―お客様)
販売会社から納品された物件が、発注書で契約されたものであるか、完璧な状態で納品されたかの確認が済めばお客様はリース会社へ「リース物件受領証」を送付、リースが開始されます。
5.リース料支払い(お客様―リース会社)
リース料の支払いは口座引き落としや銀行振り込みが一般的です。
6.物件代金支払い(リース会社―販売会社)
リース会社は「リース物件受領証」で物件納品を確認し、物件代金の支払いが行われます。

これらのプロセスは以下の相関図で表されます。

リースの仕組み(取引相関図)

今回のポイント

  • リース会社が売買に絡むため、手順が複雑になりますが、物件については販売会社と直接打ち合わせを行い、通常直接納品されます。
  • 複合機・コピー機のリースでは、リース契約の中に事務機器の保守契約までを含めるのが一般的で、保守の内容によってもリース金額が変わってきます。
  • リースの場合、所有権はリース会社にあります。自分のものにはならないということは、一定要件に該当すれば資産計上や固定資産税は不要、さらに賃借料として経費処理できるほか、機器の更新も容易にできるなどメリットもたくさんあります。

コピー機・複合機 リース に関してのよくある質問

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