リース途中のコピー機・複合機の入れ替えは可能でしょうか?

Q5:リース途中のコピー機・複合機の入れ替えは可能でしょうか?

A5:

リース期間中のコピー機や複合機はリース途中でも入れ替え可能です。

リースは途中解約ができないため、契約期間満了までは必ず使う必要があると思っている契約者の方が多いのですが、リースは組み替えることができます。

リースの組み替えはリースの残存期間が短い場合や再リースの場合に多く、コストを抑えながら最新のコピー機を利用することもできます。

しかし、安易にリースを組み替えて新しいコピー機を導入してしまうとコストが大幅に増えることもあるので、慎重に検討する必要があります。

リース途中のコピー機・複合機を入れ替えるための条件・方法

故障が増えた、機能が古くて使いにくいなど、コピー機・複合機の入れ替えを検討する理由は様々です。
多くの人が、リースは満了まで同じ機器を使い続けなければいけないと思っているようですが、正式な手続きを踏めば新しい機種への入れ替えが可能です。

リース複合機を入れ替えるためには?

リース途中のコピー機・複合機を入れ替える方法は、以下の二つです。

  • その1. 現在の残債を一括で支払って新しいリース契約を締結する
  • その2. 新しい機器の本体価格に現在の残債を上乗せしたものを契約金額とし、新リース契約を締結する

どちらを選んでも良いのですが、一般的には残債を新しい機器の本体価格に上乗せして契約を締結する2番目の方法を選択することが多いようです。

一般的なコピー機・複合機のリース料の計算方法

リース料は使用するコピー機・複合機の本体価格にリース期間(コピー機・複合機のリース契約の一般的な契約期間は5年)に応じた金利を掛けた金額と、オプション契約である保守料金やコピー1枚ごとにかかるカウンター料金などの合計で計算されます。

組み換えでコピー機・複合機をリースする場合

リースの組み替えの場合、従前のリースの残存期間が長いほど契約金額が高くなるため、組み替えたリース料は高くなります。

リースの組み替えをすると月額リース料は必ず高くなる?

前述のように、組み換えによるリースの場合はその残存期間によって新規リースを組むよりも月額リース料は高くなってしまいますが、リース料を現状と同額程度で新しい複合機を利用したい場合は、リース契約期間を5年ではなく6年にすることで月額リース料を抑えることもできます。

こんな方におススメ!複合機リースの入れ替え

リース複合機を入れ替えるメリットが大きいケースは、以下のような場合です。

1、実際に使う機能と複合機のスペックがあっていない(機能に不満)
機能よりもリース料を優先させてしまい、後々業務に支障が出る…ということも中にはあります。月額のリース料を抑えたために、カラーコピーがついていない、コピー解像度が低いなど少しグレードが落ちる複合機では事業拡大や顧客ニーズに対応しきれなくなります。現在では、プレゼンの資料も社内で作成するのが主流ですし、フルカラーで美しいものを顧客に提示することも当たり前になっているため、業務に見合わないスペックの複合機を使い続けた場合、商機を逸する可能性すらあります。

2、コピー機・ファックス・スキャナー単体機をオフィスで使用している
現在コピー機だけをリース契約し、ファックスやスキャナーを別々に購入・利用しているオフィスでは、それらを複合機一台にまとめることでリース料を抑えながら、省スペース・省エネが可能になります。また、無線LANを内蔵した最新機種なら、床の配線もすっきりし、快適なオフィス環境を実現できます。

3、ランニングコスト、保守契約費用が高額
契約中のリース会社の保守費用や、カウンター料金が高いと感じる方は、一度リースの組み替えを検討することをお勧めします。特に、再リースの場合、リース機の使用料は安価になりますが保守費用やカウンター料金がアップされて再契約になるケースがあります。残債やトータルコストを組み替え後のリース料金と比較した結果、最新の機種を使った方が安価に利用できることもあります。

4、修理の回数が増えた
コピー機には耐久年数のほかに耐用使用枚数が記載されています。また、耐用枚数以内でも利用状況や設置場所によっては通常利用の範囲内でも不調をきたす複合機もあります。保守契約はそのために必要な契約で、契約内であれば修理費も安価か無料で行ってくれます。そのため、保守の契約期間であれば修理が頻繁になっても問題ないと思われるかもしれませんが、コピー機の修理でリペアパーツの取り寄せが必要な場合は数日間コピー機が使えないという事態も起きます。この間の機会損失や生産性の低下を考慮すると、通常のリース期間内でも入れ替えを検討することをお勧めします。

5、リース残債が少額
リースの組み替え時には新しくリース契約する機器の本体価格に残債金額が上乗せされるのは先ほどご説明した通りです。リースの残債が少なければ、複合機を入れ替えたときの新たなリース料の負担も減ることになります。リース会社からリース期間満了の1~2年前に契約者に向けてリースの組み替え提案が行われるのはそのためです。

リース会社から組み換え提案があった場合には、月々のリース料や保守契約に加えて、リース期間を確認してください。月額利用料の負担を減らすため、契約期間が長めに設定されている可能性もあるので、この期間が実際にオフィスで利用するニーズと合っているかどうかを慎重に検討しなければなりません。不当に長いと感じた場合は、適切な期間でのリース料の見積もりを取り直してもらいましょう。

リース組み換えで安くなる理由とは?

リースを組み替えるとすべての契約が安くなるわけではありませんが、すでに数年使っているコピー機・複合機の場合、組み替えによって月々のリース料が安くなることは多々あります。その安くなる理由は以下の2つです。

1、高性能のコピー機の価格が安価になった
コピー機、複合機の性能は年々向上しています。どんな事務機器や家電もそうですが、数年前に導入した最新機種と同等のスペックであれば、現在の価格は安くなっているはずです。
また、前回と同額の予算が組めるようであればより性能の高い機種を選べるようになります

2、リース会社のサービス競争の激化
複合機のリースは新たにビジネスを始める起業家や、オフィスでは一般的になっています。多くのニーズに対応して、リースサービスを行う事務機器会社が増えてきました。参入企業が増えると価格競争も盛んになります。
リース契約自体よりも、保守契約やカウンター料金などのオプション料金を安価にして全体として支払金額を抑える提案をするリース会社もありますので、組み替えを検討するときには相見積もりを取って比較検討してみるのも重要です。

コピー機・複合機 リース に関してのよくある質問

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