コピー機「5年リース」に根拠なし？

「リース期間は5年」という思い込みは、リース会社にもユーザーにもあるようです。しかし、その根拠となる“法定耐用年数5年”は、あくまでもメーカー側の基準であって、オフィス個々の事情は考慮されていません。
ユーザーは、自社の使用頻度を熟慮してリース期間を設定する必要があります。

リース期間を最長7年にした場合のメリット・デメリット

１、7年で契約した場合のメリット

• リースの分割回数が多くなるため、月額のリース料が低く抑えられる
• ハイスペックのコピー機・複合機も検討対象にできる
• コピー機・複合機を長く使える

7年（84回）分割ですので、総リース料は若干高くなりますがひと月の支払金額自体は抑えることができます。そのため、5年リースで検討していた機種よりもワンランク上のコピー機・複合機を導入できる可能性もあります。また、7年以上使うことを想定するなら、最初から7年の計画でリースを組むことで安心して機器を使うことができます。

２、7年で契約した場合のデメリット

• リース期間途中でのコピー機・複合機の入れ替えをする場合、残債が多い
• 使用頻度の高いオフィスでは、リース期間中に耐用枚数を超えてしまう可能性がある

先ほど、コピー機・複合機の法定耐用年数が5年であることはご説明しましたが、コピー機・複合機には耐用年数だけではなく耐用枚数も設定されています。コピー機の耐用枚数は機種により異なり、少ないもので10万枚、多いもので300万枚（A4換算）です。この耐用年数・耐用枚数は目安ですから、それ以上長く使える場合もあれば、どちらにも達していなくても設置環境や利用状況によっては不調をきたすこともあります。リース期間中は保守契約を結ぶことで修理を無料で行えますが、故障が頻繁に起きてしまうとオフィスの生産性にも関わってくるため、新しい機種への交換を検討しなければなりません。
リース契約の場合、基本的に期間中の解約はできませんが、リース期間中に新しいコピー機・複合機に入れ替えることは可能です。その場合は残債を一括で支払って新しいリース契約を結ぶか、残債分を上乗せした金額で新たなリース契約を結ぶことになります。残債が残った状態で新しい複合機のリース契約をすればその費用負担は大きくなります。

リース期間を最短3年にした場合のメリット・デメリット

それでは逆に、リース期間を最短の3年にした場合を検証してみましょう。

１、3年で契約した場合のメリット

• 常にほぼ最新機種の複合機を利用できる
• 故障や経年劣化のリスクが低い

コピー機や複合機のモデルチェンジは一般のプリンターほど頻繁ではありません。毎年若干の改良を加えながら数年ごとにフルモデルチェンジが行われます。3年のリースであれば、モデルチェンジのタイミングを逃すことなく次のリース契約を行えますので、常に高画質のプリントを必要とするようなオフィスでは、業務上必要なコストと考えるほうがいいでしょう。
また、3年は法定耐用年数よりもかなり短い期間になりますので、使用頻度の高いオフィスでもリース期間中の故障のリスクは少なくなります。

２、3年で契約した場合のデメリット

• 月々のリース料が高額

リース金利は期間によって変わってきますが、3年リースの場合、金利も高く総リース料の分割回数も少なくなるため、一般的には月々の支払金額は6〜7年リースの場合の約2倍になります。
このような短期契約の場合、リース終了前に再リース契約を結ぶケースも多く、その際は、格安の料金設定が行われるのが一般的です（例：それまでの約1か月分の料金で1年のリースができるetc.）。しかし、保守などのオプション契約の金額が高くなってしまうこともあるので、リース会社には保守契約についても詳しい説明を求めるようにしましょう。

リース期間決定の目安は月の利用枚数

コピー機・複合機をリースする場合「リース契約期間＝コピー機の利用期間」で設定するのが最も効率的です。
例えば耐久枚数10万枚のコピー機の場合、月にA4用紙で1600枚程度のコピーであれば5年間使用しても目安である耐久年数、耐久枚数の範囲内におさまります。月の印刷枚数がそれ以上であれば、リース期間を短縮して契約する方が故障のリスク回避という面で安心して使えます。
このように、まずオフィスの実情を検証したうえで、複合機の性能・リース期間を併せて検討することが必要です。