コピー機・複合機をリースするか購入するかは、月々の支払コストや入れ替えタイミング、入れ替え後にその機器をどのように扱いたいかなど、様々な要件を検討して決めていきます。
コピー機は高額の事務機器ですので、購入する場合、一般的にはローンを組んで分割払いになります。ローン支払金額とリース料だけを比較すると、同じ期間で分割した場合の支払金額はローン購入の方がお得になります。
しかし、精密機械である複合機の場合、単純に費用だけを比較するのではなく、利用期間中の消耗品やメンテナンス費用を含めたコストの総額や、故障した際の対応のしやすさなども検討していく必要があります。
リースと購入では、本体の支払金額はどちらが安いの？
コピー機・複合機を購入する場合とリース契約する場合の支払合計額を試算してみます。
リースの例）100万円のコピー機を5年間2.0％のリース金利で利用した場合
月額利用料 1,000,000円ｘ2％＝20,000円
支払総額 20,000円x60回（5年間）＝1,200,000円
購入の例）100万円のコピー機を金利3％、5年ローンで返済した場合
月々返済額（元利均等払） 17,968円
支払総額 17,968円ｘ60回（5年間）＝1,078,080円
このように5年間で約12万円の差額が出ます。固定資産税は5年間で3万円程度ですが、これを足しても購入の方が約9万円安くなります。
購入の場合は中古機種も選べる
コピー機・複合機のリースは、新品のみが対象です。一方、購入の場合は、中古のコピー機を割安な料金で調達することもできます。決算時期などには、まだあまり利用されていない良品の中古コピー機や、リースのキャンセル品などが安価に販売されることもあるので、状況によってはローンを組むことなく一括で購入することも可能でしょう。
リースも毎月の料金は経費として認められますが、購入では減価償却も固定資産税も経費として計上できるため、購入の方がリースよりも節税効果は高くなります。このように本体金額の支払いだけを見れば圧倒的に購入の方が、お得になります。
しかし、コピー機は毎日オフィスで使うものであり、そこには必要なランニングコストや、故障のリスクも潜んでいます。
～ リース・購入の性質の違いから検討 ～
どちらがお得かを判断する基準は、本体の支払金額だけではありません。次に、その他の判断基準についてご紹介します。
使用中のランニングコストの違い
リースと購入では、月々のランニングコストに大きな差が出てきます。
１、印刷コスト
通常、リースでは、保守契約内にプリント料金に関する規定も含まれています。リース中のコピー機・複合機にはプリント単価（カウンター料金）が設定されており、その印刷枚数分をリース料に上乗せして毎月支払います。
カウンター料金はコピー機の契約内容や保守契約によっても違いますが、モノクロコピーの場合、一枚0.5円～2円です。
購入の場合は、トナー代・用紙代をすべてユーザーが負担することになります。
こちらもコピー機の機種などによりますが、メーカーの純正トナーを利用した場合、モノクロコピーで2円～5円程度です。
このように一般的に印刷コストはリースの保守契約内のプリント単価の方が安価になります。
２、修理・メンテナンスコスト
もう一つの大きな費用が修理代です。購入したコピー機・複合機の場合、通常、メーカー保証のみですので、保証期間終了後の故障や自然故障以外の不調、メンテナンスにかかるコストはすべてユーザー負担になります。
コピー機でよくあるトラブルが、ドラム部品や定着ユニットの不調です。
どちらも部品代だけで4～5万円、出張費用1万円～、技術費用5千円～1万円ですので、一度の修理で7万円以上が必要になります。部品在庫がない場合は、部品取り寄せまでの数日間、オフィスのコピー機が全く使えなくなることも想定されます。
コピー機・複合機は精密機械ですので、故障や不調を全く起こすことなく使い続けられることは非常にまれです。購入の際には修理が必要になった場合の対応や機会損失についても念頭に置いておかなければなりません。
リースの場合、リース会社によっては独自のメンテナンススタッフが常駐しているため、修理の即日対応も可能です。
支払い終了後の違い
リースと購入の最も大きな違いの一つに、支払い終了後の所有権の問題があります。購入の場合、ローンが終了すればその機器はユーザーのものになりますが、リースの場合は、コピー機本体金額に金利を上乗せした金額を毎月支払ったとしても、契約終了後の所有権はリース会社のままです。
例えば、ローンで購入したコピー機であれば、支払い終了後に転売したり、新しいコピー機・複合機を購入する際に下取りをしてもらうことで、新たな機器の購入資金の一部に充てることができます。しかし、リースでは再リースをして格安の価格で利用を続けることはできても、自社のものとして処理することはできません。
さらに、リースでは、再リースを行わない場合は、ユーザー負担でコピー機・複合機をリース会社の指定する場所まで返却しなければいけません。コピー機は精密機械、しかも重量物なので、運送会社に依頼した場合、都内から都内の移動であっても3万円以上のコストが必要です。
基準は「利用頻度」と「安心感」
総合的に考えると、支払金額が少なくなる可能性が高いのは購入です。比較的使用頻度の低いオフィスでは、安価な機種を購入したほうが結果的に負担は少なくなります。そして、日々のメンテナンスをオフィス内で行いながらオフィスの実情に合ったあまり高くない機種を選ぶと、さらにコストパフォーマンスがアップします。
しかし、月々決まった料金を支払い、故障などを気にせず安心して使いたいのであれば、リースがおすすめということになります。
いずれにせよ、リースか購入のどちらがお得かを一概に判断することは難しく、利用状況や資金の問題も含め、それぞれのオフィスの状況や考え方によるところが大きくなります。