コピー機・複合機のリースとレンタルは何が違うのですか?

Q2:コピー機・複合機のリースとレンタルは何が違うのですか?

A2:

コピー機・複合機のリースとレンタルは、ともに「物品を賃貸で利用」する契約ですが、リースの方がより条件の厳しい契約です。リースの場合、通常中途解約が認められませんが、その代わりに機器の選定が自由に行えます。

以下で、リースとレンタルの違い・共通点・メリット・デメリットをご紹介します。

リースとレンタル、5つの違い

リースとレンタルはそのシステムに大きな違いがあります。

違い1.物品の選定について -リースなら自分で商品が選べる-

複合機をリースで使用する一番の魅力と言えるのが、この物品選定の違いです。リースでは、使用者が使いたい物品を自由に選定できます。
選定後見積等をリース会社に提出、リース会社がその物品を購入し使用者のもとへ納品されます。
一方、レンタルではすでにレンタル会社が保有している機種の中から選定しなければならないため、本当に必要なものが借りられるとは限りません。

違い2.期間について -リースが「長期」レンタルが「短期」とは限らない-

一般的にリースは長期間の貸借契約、レンタルは短期間の貸借契約、というイメージが持たれています。
一概に間違いとは言えませんが、正確には、リースでは法律で適正なリース期間が設定されているのに対し、レンタルでは期間を自由に設定できる(つまり、数年単位のレンタルもあり得るので「短期間」とは言い切れません)という違いになります。
適正リース期間は法人税法の税務基準で定められており、リース物件の法定耐用年数によって決まります。

耐用年数ごとの計算方法がこちらです。

  • 法定耐用年数が10年未満の物品 法定耐用年数 × 70%以上(端数切捨)
  • 法定耐用年数が10年以上の物品 法定耐用年数 × 60%以上(端数切捨)
  • 最長期限は法定耐用年数の120%以内

複合機やコピー機の法定耐用年数は5年ですので、 5年×70%=3.5年(端数切捨)となり、適正リース期間は3年以上、6年までの期間になります。

違い3.中途解約について -リース解約時には残存期間の料金を一括払い-

通常、リース契約では中途解約ができません。諸事情によりどうしても解約が必要な場合、未払い期間のリース料が解約金として請求されます。また、この解約金は原則一括払いとなります。
一方、レンタルでは中途解約が可能です。しかし、レンタルでも契約満了前の解約では、「清算金」という形で追加料金が発生します。契約時に設定されたレンタル期間が長いほどレンタル料は安くなりますが、その契約満了前に解約するわけですから、その場合、実際に使用された期間に応じたレンタル料が再計算され、その不足分が「清算金」となります。

違い4.保守・修理について -リースの保守は必要に応じてオプションで-

通常リースの場合、標準的なメーカー保証以外はオプションとなり、故障したときの修理費は使用者が支払います。しかし、コピー機や複合機の場合、メーカー保証のほかに、通常リース会社が独自で手厚い保守契約のサービスを提供しています。その中には、トナーや用紙の料金すべてが月額定額で使えるオプションなどもあります。ユーザーは、複合機の利用頻度に合わせて、リース会社と保守の契約を結ぶことができます。
一方、レンタルの場合、通常使用の範囲での故障であればレンタル会社が修理、および代替機への交換をします。

違い5.審査について -リースには審査がある-

リースは長期間の契約です。審査基準はリース会社にもよりますが、場合によっては決算書の提出を求められる場合もあります。全体としては金額の大きな賃貸借契約ですのでリース会社にとって審査は重要になります。

リースとレンタル、3つの共通点

リースもレンタルも「物品を賃貸で利用」という点で共通しています。ここでは「リースとレンタルの共通点」および「購入との違い」についてご説明します。

共通点1.決まった賃貸料を支払って利用

リースもレンタルもその契約期間によって賃貸料を支払います。
購入する場合は一時的に多額の資金が必要ですが、レンタルやリースでは契約期間内で資金が平準化されます。

共通点2.所有権はリース(レンタル)会社

リースやレンタルで複合機を使用する場合、その物品の所有権はリース会社にあります。そのため、リース物件の固定資産税などは発生しません。
リース期間終了後も所有権はリース会社に残りますので、すみやかに返還するか使用を続けたい場合は再リースの手続きが必要です。

共通点3.処分費が不要

大きな複合機や事務機器を購入して使用する場合、処分費用は持ち主である会社負担となります。近年では、廃棄物処理法でその処分方法が厳しく規制されており、専門の業者に任せると多額の費用が発生する場合もあります。しかし、リースやレンタルの場合は、期間満了時に返却すればいいだけです。

リースとレンタル、それぞれのメリット・デメリット

リースやレンタルはその特徴からそれぞれメリット・デメリットがあります。この差を知ると実際に自社で導入するときにどちらを選ぶかの判断材料になります。

リースのメリット

  • 初期費用が抑えられる
  • 計画的に機器の更新ができる(最新の機種を使い続けられる)
  • オプションで保守やメンテナンスのサービスが得られる
  • 事業規模によってはリース料を経費にできる

リースのデメリット

  • 中途解約不可
  • 所有権がない
  • 多くの場合、契約期間に制約がある
  • リース満了まで使い続けると購入するよりも割高になる

デメリットの部分では、長期契約と所有権なしを挙げています。長期契約は、レンタルとリースの違いのところでも説明した通り、リースには「適正期間」があり、リース会社との契約はこの適正期間で設定しなければならないためです。
しかし、これはリース期間終了ごとに最新機種への切り替えを可能にし、所有権がないことは、固定資産税の支払いが不要になるメリットにもなります。

レンタルのメリット

  • 初期費用が抑えられる
  • 短期契約も可能
  • レンタルの賃借料は全額経費処理できる
  • 修理費用はレンタル会社負担

レンタルのデメリット

  • 所有権がない
  • リースよりも割高
  • 商品選択肢がリースより少ない(レンタル商品の多くは中古品)

レンタルの場合、短期間の契約はできますが、料金は割高になります。しかし、修理費用をレンタル会社が負担してくれる点などを考えると、短期で利用したい場合にはレンタルの方がよりメリットがあります。

リースとレンタル、どちらが良いか悩んだら

リースとレンタルの特徴が理解できても、自社で利用するときにリースかレンタルかで迷う場合は、以下のポイントを参考にして下さい。

こんな場合はリースがおすすめ!

  • 使用期間が3年以上
  • 使用枚数が多いが、ランニングコストを抑えたい
  • 新品を利用したい

コピー機のリース契約時に保守プランを追加することで、トナーや用紙などのランニングコストを“全て込み”にすることもできます。したがって、「長期でかつ、たくさんコピーを行う」会社ではリースがお得になります。

こんな場合はレンタルがおすすめ!

  • 契約が1年未満
  • すぐに使いたい
  • 使用枚数が少ない

レンタルの場合ほとんどが、レンタル費用のほかに1枚ごとにプリント費用が発生する「カウンター方式」の契約になります。そのため、使用枚数が少なく短期間の仮設事務所などではレンタルがおすすめです。また、在庫機種がレンタル品になりますので、納期までの期間が短いのもレンタルの特徴です。

  リース契約 レンタル契約
対象物件 リース契約:お客様が選択した商品 レンタル契約:レンタル会社が選択した商品
契約期間 リース契約:長期(3年~6年) レンタル契約:短期(~2年、月、週、日単位)
物件の所有権 リース契約:リース会社 レンタル契約:レンタル会社
納税・保険の付保 リース契約:リース会社 レンタル契約:レンタル会社
物件の管理責任 リース契約:お客様  
(メーカーとの保守契約等)   レンタル契約:レンタル会社
中途解約 リース契約:原則不可 レンタル契約:契約内容により可能
契約終了後の物件の処理 リース契約:リース会社に返却または再リース契約 レンタル契約:レンタル会社に返却

コピー機・複合機 リース に関してのよくある質問

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