デスク周りで利用される小型プリンターのレンタル料金相場

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  日常的にコピーを行っているが、専門的な印刷機能が必要なわけではない。また、印刷枚数もごく少量である。そうしたオフィスでは、プリンターと呼ばれる、家庭でも使用されるコピー機を導入する事がしばしばあります。
  こちらでは、小規模オフィスで活用されるデスク周りのプリンターの仕様や、レンタル料金の相場についてご説明いたします。

• デスク周りにおかれるプリンターの仕様

  オフィスでよく使われている業務用コピー機は、100万円～200万円の希望小売価格で販売されています。ラインナップが幅広く、それぞれの仕様が細かく異なるため導入する際には注意が必要です。一方でデスク周りに設置されるような小型プリンターは、新機種でも5万円程度で購入が可能です。
  レンタルする場合は、サポート保守やインクも含めて定額で利用できるものもあり、購入するよりもコストを削減できる点がメリットです。
  下記では、デスク周りにおかれるプリンターの機能についてと、どのようなオフィスがプリンターの利用に最適なのかをご紹介いたします。

  小型プリンターの機能

  小規模オフィスで利用されることの多いプリンターの機能面についてご説明いたします。

  ■カラー・モノクロ対応

  3万円～5万円程度の価格帯で販売されている製品であれば、通常はモノクロとカラーの印刷に対応しています。しかし低コストのものになると、モノクロ印刷しかできない製品もあるため注意が必要です。

  ■機能

  小型プリンターの場合、コピー、プリント、FAX、スキャンのすべてができるものは少なく、このような業務が発生する場合は別で機器を導入する必要があります。そのため、頻繁に上記の業務を行うオフィスの場合は、すべて対応できる業務用コピー機を導入したほうがコスト面、スペース面で負担が小さくなる場合があります。

  ■ADF（自動現行送り装置）

  ADF（Auto Document Feeder）とは、「自動現行送り装置」を意味します。コピーしたい原稿が複数枚ある場合、一枚一枚コピー機に読み込ませるのは非効率です。ADF機能があれば、原稿をトレイに重ねて置いておくだけで自動的に読み取りが行われます。デスク周りの設置されるサイズのプリンターの場合でも、ADF機能は搭載されていることがあります。

  ■印刷速度

  デスク周りに設置されるプリンターでは、1分あたり24枚程度の印刷が限界です。小さなオフィスであれば申し分ない速度ですが、印刷頻度が通常よりも多いオフィスであれば性能に不満を感じてしまう事があるかもしれません。あくまでも家庭用として使用される事の多いプリンターなため、印刷頻度が多い場合にはプリンター内に多くのタスクが溜まってしまうケースがございます。

  ■印刷サイズ

  上述した一般的な価格帯の小型プリンターであれば、A4までしか対応していないことがあり注意が必要です。オフィス利用の場合は多くの企業様でA３サイズでの印刷機能は必須項目となることが多いです。そういった企業様では小型プリンターではなく業務用のコピー機・複合機を選択することがおすすめです。

  小型プリンターが向いているオフィスの規模

  

  3～5名程度が在籍している小規模のオフィスであれば、小型プリンターでも対応できると考えられます。印刷を日常的に行うオフィスでは少し性能に不満を感じるケースが多くなっています。しかし、上述した価格帯のものであれば比較的サイズがコンパクトなため、面積が狭いオフィスでもデスク周辺などさほど無理なく導入できる事がメリットです。

• 小型プリンターの選び方

  小型プリンターは、各メーカーがラインナップをそろえているものの、種類が多くどれを選べば良いかわからない方も多いでしょう。ここでは、小型プリンターを選ぶ際に確認するべきポイントをご紹介します。

  電源タイプで選ぶ

  小型プリンターには、AC電源で動くものとバッテリー駆動のふたつのタイプが存在します。コンセントを使って電源供給するAC電源タイプは、コンセントをつないでいればバッテリー残量を気にする必要がないというメリットがあります。ただ、コンセントのない場所では使用できず、小型タイプにもかかわらず持ち運びしづらいのはデメリットになるでしょう。特定のデスクでのみ使用するオフィスや、家庭用として利用するのに適しています。
  
  バッテリー駆動タイプは、本体にバッテリーを内蔵しているため、コンセントが必要ありません。頻繁に持ち運ぶことの多いオフィスなどで重宝されるでしょう。ただ、AC電源タイプと比べて出力が弱く、価格が高い、印刷速度が劣るなどのデメリットもあります。
  
  新しいモデルでは、AC電源とバッテリーの2WAY仕様の小型プリンターも登場しているため、両者のメリットを最大限に生かすのであれば候補にしても良いかもしれません。

  電源タイプで選ぶ

  前述の通り、小型プリンターの機能は大型の業務用プリンターに劣る傾向があります。多機能タイプを求めるのであれば業務用プリンターを導入するのがおすすめですが、コスト面などから小型プリンターを選ぶ場合は、導入したい機能を絞って探すのが良いでしょう。代表的な機能には以下のようなものがあります。

  • タッチパネル
  • AirPrintへの対応
  • Bluetooth搭載
  • Wi-Fi Directへの対応
  • コピー、スキャン、FAX
  • スマホやタブレット接続への対応

  どの機能を重視するかは、プリンターの使い方や使用頻度によって異なります。たとえば、スマートフォンやタブレットから頻繁に接続し、印刷する機会があるのならWi-Fi Directへの対応は必須です。どのような機能が必要か事前に確認しておくことが大切です。

  持ち運びやすさで選ぶ

  小型プリンターは、小さく軽いという特徴を活用して持ち運び、さまざまな場所で使用したいと考えている方も多いのではないでしょうか。ただ、小型プリンターのなかにも持ち運びに適したタイプと、少し持ち運びにくいものもあるため、持ち運ぶことを前提に選ぶか決めておくことが大切です。

  頻繁に持ち運ぶ場合は、万が一落とした場合に備えてプリンターの耐久性にも注目しておきましょう。衝撃に強いアルミ素材などで作られた製品を選ぶのがおすすめです。

  充電時間で選ぶ

  バッテリーで動くタイプの小型プリンターを選ぶのであれば、充電時間を重要な判断要素です。充電時間があまり長いタイプだと、肝心なタイミングで使えない可能性もあり、持ち運びやすい小型プリンターのメリットが失われてしまいます。

  最新モデルには、モバイルバッテリーやパソコンのUSBで充電できるタイプもあるため、商談に向かう移動時間やちょっとした休憩時間に充電が可能です。会社員の方でも十分活用できるでしょう。

  最大プリントサイズや適応サイズで選ぶ

  前述の通り、小型プリンターの多くの最大プリントサイズはA4までであることがほとんどです。ひと回り大きいA3サイズを必要とすることの多いビジネスシーンにはあまり適していません。ただ、なかにはA3サイズに対応した小型プリンターもあるため、A3サイズをプリントする機会が多いのであれば、最大プリントサイズを事前に確認しておきましょう。

  また、家庭用として小型プリンターを導入する場合は、年賀状やはがき、封筒などの小さいサイズにも対応しているか確認しておきたいところです。オンラインサービスなどが増えたため自宅で印刷する機会は少なくなりましたが、備えておいたほうが安心です。

• 小型プリンターレンタルの相場は？

  小型のプリンターをレンタルで導入する際の相場についてご説明いたします。
  具体的な料金はレンタル会社や個々のモデルによって異なりますが、希望小売価格3万円～5万円のコピー機であれば、月々8,000～20,000円程度で提供されています。その他サポート料金を含む1.5万円～3万円程度のレンタルプランもあるようです。
  レンタル料金の違いによる性能の違いについては以下の表にまとめました。

  月額	印刷可能サイズ	印刷速度(カラー)	印刷速度(モノクロ)
  6,000円	A4	18枚	22枚
  12,000円	A3	17枚	21枚
  20,000円	A4	40枚	40枚

  印刷速度や印刷可能なサイズなど、機能・スペックによってレンタル料金も異なってくるため、レンタルを検討する際の判断材料にしてください。

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• 業務用コピー機・小型プリンターの保守契約について

  • カウンター保守契約

    

    業務用コピー機を利用する際は、リース契約以外にカウンター保守契約を結ぶことが一般的です。カウンター保守契約にはトナー代や保守サポート代が含まれており、印刷枚数に応じて加算されていく仕組みです。通常、リース料金が上がるほど、コピー1枚あたりのカウンター料金は下がっていくため、印刷枚数が多い場合はリース料金が高くカウンター料金の安いコピー機を導入したほうが、支払額が安くなるケースがあります。
    また、リース会社や提供しているコピー機のクラスによって、コピー1枚ごとのカウンター料金は異なります。少しでもお得にコピー機を導入したい場合は、想定印刷枚数に応じて慎重にシミュレーションを行うことが大切です。
    レンタルで貸し出されている小型プリンターにはカウンター料金の概念が存在せず、一律のレンタル料金での利用が可能ですが、利用状況によってインク料金がかさんだり、故障した際の修理費がかかる場合があるため、契約する前に保守の部分を確認することが重要です。

  • キットトナー保守契約

    

    業務用コピー機のリース契約には、カウンター保守契約以外にもキットトナー保守契約があります。印刷枚数に応じて課金されるカウンター保守契約に対し、キットトナー保守契約ではトナーの交換時に費用が発生します。基本的にはモノクロ専用のコピー機に適応される保守契約で、一部のカラーコピー機にも適応されるケースがありますが、カウンター保守契約に対してランニングコストが大幅に高くなってしまいます。
    キットトナー保守契約では、トナー代に修理費が含まれているため、印刷枚数の非常に少ないオフィスではお得になる場合もありますが、一般的にはカウンター保守契約が主流であり、キットトナー保守契約が適応されることは多くありません。
    小型プリンターの場合はキットトナー保守契約はなく、保守はレンタル会社や契約によって異なりますので、注意が必要です。

  5,000円未満の業務用コピー機・プリンター

  モノクロ印刷専用のコピー機であれば、多くの会社が月額5,000円未満で提供しています。以下では低料金で利用できるコピー機・プリンターの機能や注意点などについてご説明いたします。

  • 機能

    

    細かなスペックはメーカーによって異なりますが、低料金の業務用コピー機・小型プリンターは、カラー印刷非対応、プリンタ・スキャナ機能なし、ADF機能なしなど必要最低限の仕様のものが少なくありません。また、オプションの追加を想定していないため、必要に応じた拡張性に乏しい側面もあります。また、小型プリンターの場合は印刷速度も1分あたり20枚以下と遅いものが多いため、一度に多数の資料を作成する現場には向きません。

  • 向いている事業者

    

    低料金のコピー機は、印刷枚数・頻度が少ない個人事業主やSOHOなどの事業者で導入されています。機能面の制限から「コピーする機会は少ないが、コピー機がなければ困る」といった事業者には適していますが、日常的に印刷するオフィスでは負担がでてしまうでしょう。

  • 注意点

    

    コピー機の導入をご検討されている企業様はまず、自社の毎月の印刷枚数を把握し、それに応じた契約を結ぶことが大切です。低料金の小型プリンターは利用期間を比較的自由に設定することができ、サイズも小さく導入しやすい反面、業務用コピー機に比べてスペックが低く印刷速度も遅いため、印刷枚数が多い場合は業務の負担になることもあります。

  印刷枚数が月間500枚ほどある場合は、業務用のコピー機を導入することがおすすめです。一口にコピー機といっても仕様や料金はさまざまです。リース料金やレンタル料金ばかりが注目されがちですが、ランニングコストや、コピー機のスペックがオフィスの業務にあっているか、保守契約の形態と印刷枚数が最適かなどを確認することが重要です。

  オフィスでの業務用としてコピー機の選ぶ際には、機能が豊富で長く使い続けられる業務用コピー機がオススメです。弊社は、お客様のニーズに応じて求める機能とコストのバランスがよい業務用コピー機をご提案しております。業務用コピー機・複合機のリース導入を検討中のお客様は、ぜひご連絡ください。

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• コピー機・複合機 リース に関してのよくある質問

  • コピー機・複合機のリースとはどのようなものですか？
  • コピー機・複合機のリースとレンタルは何が違うのですか？
  • コピー機・複合機のリースは中途解約できるのでしょうか？
  • リース途中のコピー機・複合機の入れ替えは可能でしょうか？
  • コピー機・複合機のリース期間について教えてください。
  • コピー機・複合機をリースするのと購入するのとではどちらがお得ですか？

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  ★★★★★ 5 /5

  営業担当も気持ちの良い対応で大変満足しております。

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  ★★★★★ 5 /5

  プリンターが壊れて困っていてコピー機を買うかどうするか迷って色々調べたらリースがあると知りメールして担当者さんに来て頂きました。担当者さんもすごく親切に対応して頂きすぐに導入を決めました。今では大活躍で本当に助かっています。

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  ★★★★☆ 4 /5

  サポートの皆様が頑張ってくれています。
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